Assistant d'Agence H/F - Enerso

ENERSO est une société spécialisée dans le conseil sur le domaine de l'énergie et de la thermique. Dans ce contexte, elle réalise des DPE collectifs et individuels afin de répondre à ces 2 obligations en optimisant les coûts.
Elle propose des Projets de Plan Pluriannuel de Travaux qui visent à planifier les travaux d'amélioration énergétique sur une période pluriannuelle. Il est élaboré pour un bâtiment ou un ensemble de bâtiments.
L'assistant(e) d'agence assure la gestion administrative, organisationnelle et financière quotidienne de l'entreprise afin de garantir le bon fonctionnement de l'activité.
Principales missions :
1 - Production et planification
-Suivi administratif des dossiers.
-Planification des interventions et gestion des agendas.
-Coordination entre les equipes techniques et les clients.
2 - Gestion des inventaires
- Suivi du materiel et des equipements.
- Gestion des stocks et des approvisionnements.
3 - Facturation / Recouvrement clients
- Gestion de la facturation.
- Relance des factures impayees.
- Suivi des re glements et des encaissements.
- Échanges avec les clients concernant les situations comptables.
4 - Rapprochements bancaires
- Verification des ope rations bancaires.
- Controle de la cohe rence entre les mouvements bancaires et la comptabilite .
5 - Gestion administrative courante
- Traitement des e-mails.
- Organisation et participation aux re unions internes.
- Gestion des demandes diverses liees a l'activite de l'agence.
6 - Assistance commerciale
- Organisation des rendez-vous commerciaux.
- Qualification des prospects et gestion des agendas.
- Confirmation des rendez-vous aupre s des clients.
- Énrichissement de la base de donne es clients
7 - Relecture et contro le des rapports
-Verification de la qualite des rapports avant transmission.
- Controle de la coherence des informations et de la mise en forme.
8 - Pre paration et animation des reunions de production
- Pre paration des supports de re union.
- Suivi des actions et des indicateurs de production.
- Compte-rendu et diffusion des informations aux equipes.
Cette fonction constitue un véritable pilier opérationnel de l'agence, garantissant la fluidité des échanges, le suivi administratif et la satisfaction des clients
Temps estimatif hebdomadaire
- Production et planification : 15h00
- Facturation : 2h00
- Recouvrement : 2h00
- Rapprochement bancaire : 2h00
- Developpement commercial enrichissement de la base de donnees et prise rendez-vous : 10 h
- Support production / relecture de rapport : 1h00
- Preparation aux reunions, et reporting : 2 h
- Mails, reunion, divers : 5h

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Talents de communication,Aisance avérée à l'écrit et à l'oral

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.