Assistant Pôle Commercial H/F - in’li Aura

In'li AURA, filiale d'Action Logement Immobilier, est née de la fusion de plusieurs sociétés immobilières. Avec un patrimoine de près de 8500 logements, in'li AURA se positionne comme un acteur majeur du logement intermédiaire en région Auvergne Rhône Alpes.
Notre métier est de développer notre patrimoine, d'en assurer la gestion et l'entretien.

L'assistant du pôle commercial gère le prospect après validation de sa candidature en revue de dossier, constitue le dossier administratif du locataire et organise son entrée dans le logement.

Missions principales :

Gestion du prospect après validation en revue de dossiers

• Contacter par téléphone le prospect pour l'informer de la procédure à suivre pour la finalisation de son dossier
• Prendre rendez-vous pour la réalisation de l'état des lieux d'entrée avec le prestataire ou avec le gardien selon le cas de figure. Procéder à la commande de l'état des lieux sous IKOS si celui-ci est réalisé par un prestataire
• Planifier la remise au prestataire des clés du logement pour la réalisation de l'entrée des lieux d'entrée

Gestion administrative du dossier locataire

• Procéder à la saisie sous IKOS du dossier locataire : création compte affaire, facturation.
• Avant l'entrée dans les lieux du locataire, rédiger le bail et accompagner le locataire pour la signature de celui-ci qu'elle soit physique ou électronique, s'assurer de la réception de l'attestation d'assurance, du règlement du dépôt de garantie et 1er loyer
• Procéder à l'activation de la garantie Visale sur le site VISALE afin d'obtenir le numéro dossier du locataire
• Saisir sous IKOS l'autorisation de prélèvement du loyer, de l'assurance habitation, du numéro allocataire CAF et de la garantie Visale
• Enregistrer les documents sous PAW (bail, état des lieux, assurance....)
• Transmettre un exemplaire original signé du bail et de l'état des lieux d'entrée au locataire
• Remettre l'attestation CAF au locataire
• Mettre à jour le tableau de bord du suivi de l'activité commerciale
• Gèrer les commandes de plaque et badge auprès du prestataire (résidence pleine propriété) ou auprès du syndic (résidence en copropriétés)
• Traiter les demandes clients affectées au pôle de compétence back office (copie bail, suivi commande de plaque, etc..)
• Dans le cadre de la modification du bail par voie d'avenant, constituer, étudier et présenter le dossier locataire à la responsable commercial
• Rédiger ensuite l'avenant et se charge de le faire signer au locataire
• Enregistrer les avenants sur PAW, IKOS et les transmettre à C6
• Ponctuellement, peut réaliser la commande les états des lieux de sortie en fonction la charge
  de travail du service

Vous aimez organiser, vérifier, relancer et finaliser les dossiers jusqu'à leur aboutissement. Vous savez garder le cap dans un environnement où la rigueur administrative se mêle à la relation client.

- Excellentes capacités organisationnelles et souci du détail
- Aisance en communication, à l'écrit comme à l'oral
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment la suite Microsoft Office
- Bonne compréhension des données chiffrées et sens de l'analyse
- Sens du service client et posture relationnelle adaptée
- Esprit d'équipe allié à une autonomie dans la gestion quotidienne

Une formation de type Bac à Bac +2 en techniques du bâtiment ou en assistanat, avec une expérience de 2 à 3 ans en gestion technique ou commerciale du patrimoine immobilier, est attendue.

Vous êtes rigoureux, pragmatique et autonome. Vous appréciez travailler dans une structure à taille humaine et savez négocier avec clarté et méthode.