Office Manager H/F - Ma-domiciliation.fr

Créer une entreprise en France, c'est d'abord trouver une adresse. ma-domiciliation.fr a commencé par là - et en a fait le point de départ d'un accompagnement complet : domiciliation, création de société, gestion administrative, comptabilité. 50 000 clients, +70 % de croissance sur 12 mois. En forte croissance, ils cherchent les humains qui font ce qu'aucun outil ne remplace : comprendre, conseiller, convertir.

Fondée par deux serial entrepreneurs :

Jules De Blegiers (CEO) - créateur de Codedelaroute.io (5 M€ de CA, 10 % de part de marché, sans levée de fonds).

Pierre Gochgarian (COO) - co-fondateur de Prizm, levée de 1,2 M$ auprès de Xavier Niel.

Une société rentable, en croissance de +70 % sur 12 mois. Soutenue par Eric Larchevêque (fondateur de Ledger, 386ème fortune française, jury de « Qui veut être mon associé ? »). Notes clients : 4,6/5 sur Avis Vérifiés (745 avis), 4,5/5 sur Trustpilot, NPS 70.

20 personnes aujourd'hui, une dizaine de recrutements à venir. La culture : autonomie réelle, ownership, décisions rapides. Les meilleurs outils IA du marché sont mis entre les mains de chacun - on fixe le cap et on fait confiance sur l'exécution.

Ma-domiciliation.fr est la LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises 100 % en ligne. Créée en 2019 et basée sur les Champs-Élysées, nous accompagnons plus de 25 000 TPE et PME dans leurs démarches administratives et juridiques : domiciliation, création, modification et cessation de société, et services associés.

Une société rentable, en croissance de +70 % sur 12 mois, fondée par deux serial entrepreneurs. Nous abordons aujourd'hui une phase de structuration et cherchons un(e) Office Manager confirmé(e), prêt(e) à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH.

🎯 Votre rôle :

Vous êtes le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Vous travaillez en lien direct avec les cofondateurs.

📌 Vos missions :

People & RH

• Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats
• Réponse aux demandes RH du quotidien
• Organisation des onboardings

Juridique & conformité

• Garantir la conformité de l'entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation : obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux, vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF, suivi des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme), assurances des locaux
• Rédaction et relecture de contrats
• Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives)
• Échanges avec les administrations (greffe du tribunal de commerce, préfecture de police, SIE...)
• Négociation et relecture des baux commerciaux
• Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, DREETS, SIE...), sur place ou à distance
• Participation et suivi des assemblées générales de copropriété
• Gestion des formalités légales et administratives

Office & Operations

• Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures)
• Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant
• Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs...)
• Recherche de nouveaux locaux

Finance & Admin

• Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels)
• Préparation des virements
• Suivi des factures et relation avec le cabinet comptable (Pennylane)
• Aide à la clôture comptable
• Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap)
• Préparation des paies (Payfit)

Transverse & amélioration continue

• Audit, suivi qualité et coordination des office managers
• Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs
• Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques
• Proposition et mise en place d'améliorations de process
• Contribution aux documents liés à nos levées de fonds

✅ Votre profil :

• Expérience : 2 à 5 ans comme Office Manager en startup
• Recrutement : vous avez déjà mené des missions de recrutement
• Croissance : idéalement, vous avez accompagné une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs
• Savoir-être : organisé(e), rigoureux(se), fiable, très autonome, avec un vrai sens des responsabilités
• Outils : à l'aise avec Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, la suite Google et les outils IA
• Rythme : vous aimez les environnements dynamiques et savez jongler avec des priorités multiples