Assistant - Direction des Usagers - Ghu Paris Sainte Anne H/F - Centre Hospitalier Sainte Anne

Temps de travail : 100% (35 heures par semaine) / Horaires : 09h-16h30
Statut : Titulaire/Contractuel / Grade : Adjoint administratif
Intitulé du poste : Assistant (H/F) à la Direction des Usagers / Droits des Usagers, référent(e) d'accès aux informations de santé
Lieux de travail : GHU site Sainte-Anne 1 rue Cabanis 75014 Paris - Interventions ponctuelles dans les autres sites du GHU
Poste à pourvoir dès que possible

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.
Le GHU Paris s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
Le GHU Paris est signataire de la Charte pour la santé mentale au travail

La Direction des Usagers, de la qualité et gestion des risques est composée de :
- Directeur
- Praticiens hospitaliers
- Ingénieurs qualité et gestion des risques
- Assistants qualité GDR
- Assistante de direction
- Responsable de la Maison des Usagers
- Chargés des relations avec les usagers
- Médiateur Santé Pair
- Responsable du vestiaire solidaire
- Aumôniers

MISSIONS PRINCIPALES

1 / Gestion et amélioration des demandes d'accès aux informations de santé :
- Réception, analyse et traitement des demandes d'accès au dossier médical conformément au Code de la santé publique.
- Gestion de la BAL « dossier médical »
- Vérification de la conformité des demandes (identité, pièces justificatives, droits des ayants droit, mandataires, etc.)
- Coordination avec les services producteurs (archives, secrétariats médicaux, DIM) pour la transmission de la demande de dossier médical
- Suivi des demandes complexes ou nécessitant une médiation interne
- Suivi et relance des services de soins ayant des demandes de dossiers médicaux en attente
- Tenue d'un tableau de bord : volumes, délais, motifs des demandes, qualité des réponses
- Participation au rapport d'activité de la CDU dans son domaine d'activité
- Suivi de la facturation des demandes de dossiers médicaux transmises avec la direction des Finances

2 / Préparation et suivi de la Commission des Usagers (CDU) :
- Organisation logistique et administrative des réunions CDU (convocations, ordres du jour, documents préparatoires, dossier d'instance, préparation de la salle).
- Collecte et compilation des données nécessaires : plaintes, réclamations, évènements indésirables, indicateurs de satisfaction, médiations
- Rédaction du procès-verbal de chaque séance
- Participation à l'élaboration du rapport annuel de la CDU
- Interface entre les membres de la CDU, les représentants des usagers et les directions internes

3 / Gestion des plaintes, réclamations et médiations :
- Accueil des usagers (téléphone, écrit, présentiel) dans une posture d'écoute et de respect
- Enregistrement des plaintes et réclamations dans l'outil institutionnel
- Collecte des éléments de réponse de la part des services
- Accusé de réception aux réclamations

4 / Contribution à l'amélioration continue de la qualité :
- Participation aux groupes de travail transversaux liés aux droits des usagers, à la communication ou à la qualité de la prise en charge
- Suivi et analyse des indicateurs liés aux droits des usagers

Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacités rédactionnelles (courriers, rapports, PV)
- Gestion administrative rigoureuse (procédures, traçabilité, délais)
- Sens de l'écoute et de la médiation, posture bienveillante

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.