Assistant de Direction - Ccas de Sartrouville H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Notre collectivité :
Deuxième ville des Yvelines avec 53 223 habitants, Sartrouville fait partie de la communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine qui regroupe également 18 autres communes des Yvelines et du Val d'Oise. Constituée d'un vaste ensemble pavillonnaire et d'immeubles aux statuts variés, Sartrouville qui est reliée à Paris d'un côté et à Poissy ou Cergy de l'autre, possède deux attraits majeurs : la qualité des services rendus à la population et une parfaite connexion au réseau de transports d'Île-de-France (RER A, Transilien, nombreuses lignes de bus). Sartrouville, une ville attractive et reconnue pour la qualité de son cadre de vie.

Sous l'autorité du Directeur du CCAS, vous apportez une aide permanente à la direction et aux chefs de service en matière d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. À ce titre, vos missions principales sont les suivantes :
- Organiser l'agenda et les rendez-vous de la direction en fonction de ses priorités, rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser les déplacements de la direction et établir avec elle une relation de confiance ;
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
- Assurer le lien avec le conseil d'administration ;
- Assurer l'organisation d'événements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ;
- Gérer les demandes des collègues et les congés, le planning d'usage des véhicules et traiter les demandes d'autorisation pour certaines manifestations ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat : renseigner et orienter les interlocuteurs, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, et assurer l'accueil du CCAS en cas d'absence de l'agent concerné ;
- Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction, respecter les délais de transmission des documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.

Nos attentes
- Connaître le contexte, les enjeux et l'organisation de la collectivité, le fonctionnement de ses services et les dispositifs liés à l'action sociale ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes...) et les outils bureautiques ;
- Maîtriser l'expression orale et écrite, ainsi que les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu ;
- Savoir organiser et gérer son temps de travail, et utiliser les tableaux de bord et outils de planification et de suivi ;
- Faire preuve d'une très grande disponibilité vis-à-vis de la direction, avec des pics d'activité en fonction de ses obligations et de ses demandes.

Vos atouts
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
- Sens du service public ;
- Aisance relationnelle et capacité d'écoute ;
- Sens de l'organisation et rigueur ;
- Aptitude à travailler en équipe ;
- Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou BTS, DUT en assistanat de direction.

Conditions de travail et avantages :
- Recrutement par voie statutaire ou contractuelle.
- Temps de travail : 37H00 hebdomadaires (horaires variables)
- Rémunération statutaire, RIFSEEP et CIA ;
- Congés annuels et RTT ;
- Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ;
- Possibilité de participation mutuelle et prévoyance ;
- Politique dynamique de formation ;
- Possibilité d'activités sportives gratuites sur le temps du midi ;
- Adhésion amicale du personnel et CNAS.