Agent d'Accueil Etat-Civil Election - Mairie Alenya H/F - Communes
Les missions du poste
Sous l'autorité du directeur général des services et de son adjointe, et en lien avec les autres services, dans une équipe de 4 personnes vous êtes chargé(e) :
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie :
- Accueillir, informer et conseiller les usagers,
- Orienter le public auprès des services municipaux ou administrations compétentes,
- Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.
État-civil :
- Rédaction, mise à jour des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de famille, délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaires militaires, réception et instruction des dossiers d'attestation d'accueil, enregistrement, modification et dissolution de PACS, délivrer des actes de décès, reconnaissances, instruire les dossiers de mariage.
Cimetière :
- Organisation et gestion du cimetière : délivrance des autorisations, gestion des concessions et des reprises, suivi des travaux.
Election :
- Participer à l'organisation des élections : listes, inscriptions, procurations, organisation des bureaux de vote
Assurer des prestations courantes de secrétariat :
- Gestion du courrier : ouverture, scanne, enregistrement via le logiciel EZGED, puis dispatching des courriers originaux dans les différents services.
- Effectuer des travaux administratifs : courriers, notes, tableaux de suivi, tri, classement, affichage, archivage.
Le profil recherché
Conditions de travail :
Temps complet et selon les ouvertures du service.
Profils recherchés :
- Maitriser les techniques d'accueil physique et de communication téléphonique
- Vous maîtrisez l'outil informatique (Word, Excel)
- Expérience Exigée
Aptitudes et Qualités :
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Contact et qualités relationnelles auprès des usagers
- Savoir gérer les conflits ou situations difficiles
- Rigueur et autonomie de travail
- Réactivité, esprit d'initiative, dynamisme
- Savoir rendre compte et transmettre les informations
