Secretaire Pôle Psychiatrie Precarite - Ghu Sainte Anne H/F - Centre Hospitalier Sainte Anne

SECRETAIRE (H/F) MI-TEMPS UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE ET MI-TEMPS SECRETAIRE DE LA COORDINATION DE POLE - PÔLE PSYCHIATRIE PRECARITE
Temps plein 37h30 par semaine / Temps de repas compris (30mn) / Horaires : 09h00-16h30. Modulable en 09h30/17h
Lieu de travail : GHU, Ste Anne, site Cabanis, Bâtiment 21, 2ème étage 2B rue d'Alésia 75014 PARIS

Spécificités liées à la fonction Mi-temps : Travail en direct avec PUPH / activité enseignement recherche, en lien avec l'université et Mi-temps : Secrétaire de la coordination du pôle

MISSIONS GÉNÉRALES
Organisation et gestion des tâches et obligations administratives relatives à l'accueil et au parcours des usagers ainsi qu'aux missions du pôle Psychiatrie-Précarité et plus particulièrement de la coordination du pôle

MISSIONS DETAILLEES SECRETARIAT DE L'UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT RECHERCHE :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les divers publics (patients, familles, professionnels, etc.)
- Informer, orienter et filtrer les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Rassembler et coordonner les différentes demandes
- Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l'un pour l'activité publique, l'autre pour l'activité libérale, et gestion des RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales
- Rendre compte de l'activité médicale (saisie des données)
- Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions
- Instruire le dossier patient informatisé HM (création, tenue et classement)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance
- Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistique
- L'unité fonctionnelle de formation, de recherche et d'enseignement
- L'unité Psychologues, consultations avancées en structures AHI, mesure 9 du Ségur
De plus, le pôle porte la valence sanitaire du dispositif « Un Chez Soi d'Abord »

MISSIONS SECRETARIAT DE LA COORDINATION DE POLE :

- Accueil physique et téléphonique
- Secrétariat de la coordination : de la cheffe de pôle et de l'assistante de pôle. Missions spécifiques
- Rédaction et/ou traitement des courriers, saisie tenue et suivi des comptes rendus, archivage
- Centralisation des informations du pôle et de l'établissement, transmission de l'information aux professionnels concernés
- Assurer un appui technique pour HM
- Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires
- Actualiser le classeur cyberattaque
- Superviser la salle d'attente, en étroite collaboration avec son collègue
- Participer à la démarche qualité
- De plus, relai du secrétaire du SMES en son absence
- A titre exceptionnel, assurer un remplacement ponctuel entre secrétaires si besoin de garantir la continuité de service

Contraintes du poste :
- Organiser ses vacances avec ses collègues secrétaires du pôle pour la continuité de la fonction (présence obligatoire d'une secrétaire pour tout le pôle)
- Accepter une journée de mise en situation avant le recrutement
- Bureau en commun avec un autre secrétaire

Compétences requises :
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Rigueur, méthode, sens des responsabilités et de l'organisation
- Disponibilité, souplesse, constructivité
- Sens de la répartition des tâches pour une organisation de la continuité du poste
- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Carl, Logon, Microsoft Teams Zoom etc.)
- Aptitudes rédactionnelles (orthographe, syntaxe) ; si possible anglais courant
- Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe pluri-professionnelle

Modalités de recrutement :
- Mise en stage et titularisation, mutation, détachement, ou CDD puis CDI
- Salaire selon la grille de la FPH (plus prime Ségur)

CV + LM

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion des ressources humaines,Assurer une communication fluide et efficace entre les différents départements de l'entreprise,Evaluer les performances des équipes,Optimiser l'utilisation des ressources matérielles et humaines,Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la stratégie globale de l'entreprise, proposer et développer des initiatives pour améliorer la performance

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières