Assistant Administratif Agent d'Accueil et d'Animation au Pt et Pat H/F - Service Public

Le Parc national de la Guadeloupe dispose de trois instances : le Conseil d'Administration, le Conseil économique et social, et le Conseil scientifique.

Au sein de l'établissement, il existe une grande diversité de métiers et d'origines professionnelles, à l'image de la diversité des milieux concernés par le Parc. Répartis sur 3 sites principaux dans différentes communes, les agents du PNG utilisent au quotidien l'outil informatique.

Le Parc national couvre des espaces protégés parmi les milieux les plus riches et emblématiques de la Guadeloupe. Le siège du Parc est composé d'une direction, d'un secrétariat général, d'un service de système d'information, de 2 pôles (pôle terrestre, pôle marin), de 2 services (patrimoines et appui aux territoires) et d'un département communication, accueil et pédagogie).

Le poste d'assistante administrative s'intègre, aussi bien, dans l'équipe du Pôle Terrestre (PT) que dans celui du service patrimoines (PAT) ainsi que celui de l'unité comptabilité et finances du secrétariat général. Il est affecté entre le PT et le PAT ainsi que 20 % pour l'unité comptabilité et finances.

L'agent est un soutien quotidien dans l'organisation du travail et assure la gestion administrative au Pôle Terrestre, au service Patrimoines et à l'unité comptabilité/finances du Secrétariat Général.

Il contribue au bon déroulement des activités de ces services, dans le respect de la réglementation en vigueur et des directives des services administratifs dont il dépend.

Activités principales du poste:

ASSURE L'ACCUEIL ET LA COMMUNICATION

• assure l'accueil physique, téléphonique et digital;
• fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
• se charge de répondre aux demandes ponctuelles par courriel;
• participe à la mise en oeuvre du programme du COP 2024-2028.

GÈRE LE SECRÉTARIAT

• rédige et prépare les envois de courriers, des ordre du jour, des compte rendus de réunion, des formulaires administratifs;
• gère le courrier «Arrivée et Départ» (réceptionne, enregistre, diffuse et classe le courrier attribué aux services;
• met en forme et valorise les supports écrits techniques;

l'agent est en charge de l'archivage des données des services.


ASSURE LA LOGISTIQUE

• gère la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de services PT et DPAT, du Conseil Scientifique;
• prépare et organise les réunions en extérieur des agents du PT et du PAT.

ASSURE LE SUIVI COMPTABLE

• saisit les engagements juridiques sur le logiciel comptable;
• assure le suivi du budget;
• participe au suivi des procédures de marchés publics;
• participe au suivi des dossiers de demande de fonds européens;
• participe au suivi des contrats de prestation et conventions et des procédures.
  
  

Activités annexes du poste

L'agent suit avec sa hiérarchie les conventions et contrats de prestation de service gérés par le PT et le service PAT. Il participe à l'élaboration et la mise en oeuvre des procédures d'organisation des missions internes.

A la demande de son manager, l'agent peut être amené à effectuer toutes autres tâches, nécessaires et compatibles avec ses fonctions, relevant du service.

Compétences attendues

Connaissances

• Techniques de secrétariat

• Techniques d'accueil physiques et téléphoniques

• Techniques d'expression orales et écrites

• Techniques de classement et archivage

• Techniques de communication non violente

• Connaissance de l'environnement professionnel, du Parc et ses patrimoines

• Connaissance institutionnelle et politique

• Connaissance des droits et obligations des agents publics (Code général de la fonction publique)

Savoir-faire

• Sens de l'organisation

• Rigueur

• Savoir prioriser

• Savoir mettre en place une réunion

• Savoir diffuser des informations

• Savoir exploiter des publications

• Savoir respecter les procédures

• Outils informatiques et bureautiques

Savoir-être

• Bon état d'esprit impératif

• Sens de l'accueil et du relationnel

• Maîtrise de soi, politesse

• Esprit d'initiative

• Capacité d'analyse

• Capacité d'autonomie

• Respect de la confidentialité

• Aptitude à travailler en équipe et en réseau

• Aptitude à la rigueur

• Polyvalence et organisation