Assistant Administratif Agent d'Accueil et d'Animation au Dcap H/F - Service Public

Le Parc national de la Guadeloupe dispose de trois instances : le Conseil d'Administration, le Conseil économique et social, et le Conseil scientifique.

Au sein de l'établissement, il existe une grande diversité de métiers et d'origines professionnelles, à l'image de la diversité des milieux concernés par le Parc. Répartis sur 3 sites principaux dans différentes communes, les agents du PNG utilisent au quotidien l'outil informatique.

L'éducation à l'environnement et au développement durable est au coeur des missions des parcs nationaux de France. Cette mission, prévue dès la création des Parcs par la loi du 22 juillet 1960 a été renforcée par la loi de 2006. Elle joue un rôle essentiel dans la relation au vivant des populations comme des visiteurs. Le département communication accueil et pédagogie vise à promouvoir et valoriser cette richesse auprès du grand public. Le poste d'assistant administratif s'intègre dans l'équipe du département communication et accueil et pédagogie et notamment du service accueil et pédagogie.

L'assistant administratif apporte un soutien administratif, logistique et d'accueil au sein de son service dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités administratives de son département.

Par ailleurs, l'agent d'accueil a pour fonction d'accueillir les publics de les informer sur le territoire, les patrimoines naturel, culturel et paysager, les missions, la réglementation et les activités du Parc national de la Guadeloupe. Il intervient aussi lors des animations sur les sites d'accueil.

Il assure son travail dans le respect de la réglementation en vigueur et celle propre au parc ainsi que des directives des services administratifs dont il dépend.

Activités principales du poste

1/ ASSURE UNE MISSION D'APPUI ADMINISTRATIF :

• aide à l'organisation et à la logistique des événements auxquels il participe (ex; journées d'accueil et intégrations des nouveaux arrivants),
• rédige des contenus pour les supports divers,
• soutien à la création outils de communication,
• participe aux actions de communication interne,
• aide à la recherche de données, photographie,
• participe à des projets pédagogiques et animation scolaire,
• participe à la gestion de la photothèque,
• tient la revue de presse et le classement du département,
• participe à l'élaboration et au déroulement du programme d'animation,
• participe à l'accueil des nouveaux arrivants au PNG,
• propose aux managers le calendrier d'intégration des nouveaux arrivants,
• rédige les conventions, les projets de courriers et les compte-rendu des réunions,
• assure le suivi et le traitement des courriers dans la Gestion Électronique de Courrier (Maarch)
• L'agent assure la gestion de la BOUTIQUE en ligne:
• saisie des articles sur le site Web;
• gestion des stocks: inventaire, commande, réception, livraison;
• gestion des commandes réalisées en ligne: traitement, conditionnement, expédition;
• proposition de référencement de nouveaux produits et service en fonction des demandes.
• Traitement avec la comptabilité de l'établissement des facturations de fin de mois.

2/ ASSURE LE SUIVI DE LA COMMANDE PUBLIQUE POUR LE DCAP et 20% de son activité en lienavec Secrétaire Générale / Secrétaire Général Adjoint)

Sous l'autorité de ses supérieurs hiérarchiques (services communication et accueil et pédagogie) et en collaboration avec l'assistante de direction :

• participe au suivi budgétaire (expression du besoin, recherche de fournisseurs, relance pour les factures, etc.);
• saisit les engagements juridiques, valide les bons de commande et procède à la constatation de service faitsur le système informatique financier «ELAP» ;
• met à jour et suit le calendrier des marchés de la commande publique pluriannuels;
• effectue le suivi financier du département ainsi que le suivi des conventions (relance sa hiérarchie sur les échéances)

3/ ASSURE UNE MISSION D'ACCUEIL ET D'INFORMATION

• assure l'accueil physique et téléphonique du grand public et des scolaires
  
  

Compétences attendues

Connaissances

• Connaissance des droits et obligations des agents publics (Code général de la fonction publique)
• Code de la commande publique
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Techniques de secrétariat
• Techniques de classement et archivage
• Pratique langues étrangères
• Gestion de stocks
• Maîtrise de l'outil bureautiques
• Connaissance du territoire du Parc et de ses patrimoines

Savoir-faire

• Rigueur
• Sens de l'organisation, savoir prioriser
• Savoir mettre en place une réunion et rédiger un compte-rendu
• Savoir respecter les procédures
• Aisance avec un public varié
• Respect des procédures internes
• Force de propositions

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du relationnel
• Écoute, empathie
• Ponctualité
• Pédagogie Patience
• Respect de la confidentialité
• Maîtrise de soi, politesse
• Organisation
• Aptitude au travail en réseau et en équipe
• Autonomie, polyvalence