Chargé d'Accueil et Support Administratif H/F - Hommes et Entreprises International

Fonds de Private Equity à très forte notoriété recherche un Chargé d'Accueil et Support Administratif (F/H) - Temps partiel à Lyon -

Directement rattaché(e) à l'Assistante du Président de notre Groupe, vous êtes une "interface clé" de notre structure, et vos missions, très polyvalentes, s'articulent autour de trois volets, notamment ;

Accueil & secrétariat
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs,
- Traiter et transmettre les communications téléphoniques et assurer le premier niveau de contact,
- Gérer les déplacements des équipes des différents bureaux (réservation avions - hôtels - voitures de location...) et leurs éventuelles modifications (changement d'avions, de destinations...),
- Gérer les réservations des salles de réunion,
- Aider à la logistique des séminaires internes,
- Apporter une aide à l'assistante du président dans la gestion des notes de frais, des évènements Relations Investisseurs, des réservations de restaurants et d'hôtels, .
- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants du bureau de Lyon (planification des réunions d'intégration),
- Aider ponctuellement aux impressions, reliures de booklets/dossiers.

Office management
- Assurer les demandes de restauration, les commandes des fournitures nécessaires (Bureau, Nespresso, Brita, .),
- Effectuer et suivre les achats courants nécessaires au fonctionnement de notre entité lyonnaise et gérer les moyens communs du service.

Support pour l'un des Fonds basé à Lyon
- Gérer les documents relatifs aux Assemblées Générales.

A l'aise avec les différents outils informatiques (Pack Office), vous avez assumé tout ou partie des missions précitées ou exercé des activités transposables, dans un univers exigeant et qualitatif.

Mature, proactif(ve), positif(ve) et engagé(e), vous montrez un grand sens du service, de très bonnes capacités de traitement de l'information ainsi qu'une grande orientation "satisfaction clients" (internes et externes).

Rigoureux(se) et doté(e) d'un bon couplage autonomie / sens du reporting, vous associez réactivité et sens des priorités, et montrez de très bonnes capacités d'organisation et d'anticipation.

Doté(e) d'un très bon sens du contact, diplomate et collaboratif(ve), on vous reconnaît une grande adaptabilité relationnelle et capacité à "fluidifier les relations", autant qu'une grande discrétion, Ethique et fiabilité personnelle.

Pour ce poste à temps partiel en CDI, basé à Lyon (3e), le temps de travail est de 20 heures par semaine (de 14h00 à 18h00, du lundi au vendredi). L'anglais est un atout sans être un prérequis.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.