assistant administratif et commercial (h/f) CDI

Description du poste :

Savoir Faire
- Outils bureautiques : Maîtrise
- Expression écrite et orale : Maîtrise
- Relation avec le public : Maîtrise
- Réglementation sur la clinique : Application
- Gestion de documents : Application

Savoir Etre
- Rigueur : Maîtrise
- Polyvalence : Maîtrise
- Sens de l'organisation : Application
- Autonomie / Initiative : Maîtrise
- Réactivité : Maîtrise

Notre société est engagée dans la promotion de la diversité et de l'inclusion. Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous veillons à ce que l'égalité des chances puisse être systématiquement assurée. Nous considérons donc toutes les candidatures (sans tenir compte de l'origine, du sexe, de l'identité de genre, du handicap). Nous sommes, en effet, convaincus que la diversité enrichit notre créativité et notre succès.
L'assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) clinique gère les activités inhérentes au fonctionnement administratif, commercial et logistique de la clinique (pour l'ensemble des sites comportant la clinique pédagogique) et assure la communication entre les différents intervenants de la clinique.

Activités principales :
- Contribuer au fonctionnement administratif de la clinique pour les deux sites (mise en place du livret de formation pratique clinique ostéopathique ; suivi de la comptabilité (encaissement, CA, reporting) ; suivi des statistiques (dont la fréquentation clinique) ; commande et distribution des tenues clinique aux encadrants et étudiants ; gestion du stock des consommables nécessaires au bon fonctionnement de la clinique) ;
- Contribuer au développement de la fréquentation et de la notoriété des cliniques (recherche, signature et suivi des partenariats ; création des relations commerciales avec les décisionnaires dans les sociétés (CSE, DRH, Happy Manager) ;
- Assurer la réalisation et la signature des conventions de stages d'observation pour les étudiants de 1ère et 2ème année ainsi que de la 5e année et assurer le respect des exigences règlementaires (agrément des lieux et maitres de stages).
- Organiser les évaluations clinique en 5e A (création de l'ordre de passage, suivi de le réalisation des évaluations, réajustement et reporting au coordinateur pédagogique de la clinique) ;
- Participer à l'organisation et à la logistique des mémoires (cycle de la 3e à la 5e années d'études) en organisant en lien avec la Commission mémoire la collecte, la distribution des mémoires / projets aux lecteurs internes et externes, organisation des jury) ;
- Assurer la gestion de la bibliothèque (mise à jour bi-annuelle de l'inventaire ; organisation des prêts des ouvrages (permanences)) ;
- Contribuer aux travaux de secrétariat (courriers, saisie et mise à jour de la base de donnée, tenue des effectifs, enquêtes, compte-rendu) ;
- Participer au fonctionnement de l'école et de ses aspects de gestion et d'administration (affichages, gestion du bâtiment, suivi des achats, suivi des étudiants (absences), suivi (infra, stock) du bâtiment clinique) ;

Activités de communication :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la clinique ;
- Participer à la formation des étudiants sur le fonctionnement clinique ;
- Participer aux admissions ;
- Assurer la communication avec les moniteurs, les tuteurs, les étudiants et les patients ;

Activités secondaires :
- Assurer l'ouverture et la fermeture de l'établissement ;
- Surveiller les épreuves.

Lieu : site de Labège (4 jours / semaine), site de Toulouse centre-ville (1 jour / semaine)

La fonction de l'assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) est exercée sous la responsabilité de la Direction.

Peut nécessiter des déplacements entre différents sites d'établissement et en dehors de l'établissement notamment pour les missions de promotion, salons étudiants Peut nécessiter de travailler ponctuellement le samedi et le dimanche.