assistant administratif / assistante administrative (h/f)
Pole emploi
Marseille (13)
Publiée le 19/12/2023
CDI
Description du poste :
Le poste
Vous intégrez une équipe dynamique au sein d'une société reconnue dans la recherche médicale en cardiologie et neurologie pour une clientèle internationale.
Vous êtes amené/e à participer à la gestion de la partie administrative de la société en lien avec les fonctions support basées à Nancy : de l'accueil physique et téléphonique à la gestion d'éléments administratifs en passant par la gestion des bons de commandes et facturation. Vous êtes à l'aise en anglais ainsi qu'avec l'outil informatique et internet, vous êtes organisé e et motivé e.
Vos missions
Rattaché e à la Directrice opérationnelle de la filiale, vous aurez pour mission la réalisation des activités d'accueil et le secrétariat incluant :
- Accueil téléphonique et physique (clients, fournisseurs, etc),
- Organiser des voyages d'affaires (réservation de voiture de location, train, avion, hôtel, etc),
- Centraliser les besoins en approvisionnement et établir les commandes,
- Gérer le courrier : effectuer la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier, l'envoi de colis, se déplacer à la poste si nécessaire et réaliser quelques courses simples,
- Gérer les livraisons : réceptions de produits, faire le lien commande / bon de livraison / facture,
- Relire des documents en français,
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
- Savoir classer, archiver des documents,
- Effectuer les préparatifs pour les réunions,
- Seconder la secrétaire comptable dans la collecte les éléments de paie.
- Vous avez la capacité de tenir une conversation en anglais et de rédiger des courriers / mail en langue anglaise.
Profil recherché :
Qualités Professionnelles :
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Langues obligatoires :
Anglais
Permis obligatoires :
B - Véhicule léger
Compétences souhaitées :
Gestion administrative du courrier
Archiver des dossiers et documents de référence
Planifier des rendez-vous
Classer des documents
Assurer la gestion administrative d'une activité
Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Formations obligatoires :
Bac ou équivalent