assistant administratif / assistante administrative - clapiers (h/f)
Pole emploi vous propose une offre de Foyer Départemental Enfance Famille
Clapiers (34)
Publiée le 19/12/2023
CDD
Description du poste :
Le Foyer Départemental de l'Enfance et de la Famille (FDEF) de l'Hérault est un établissement relevant du Code de la Fonction Publique Hospitalière, comprenant 350 salariés actuellement. Le siège est basé sur Montpellier. Le Foyer Départemental de l'Enfance et de la Famille a pour mission d'accueillir en urgence des mineurs confiés au titre de l'aide sociale à l'enfance (ASE). Le FDEF est un établissement multi-sites et multi-services et propose des modes de prises en charge diversifiés pour les usagers.
MISSIONS DU POSTE :
Contribuer, dans le cadre d'une démarche éthique et déontologique, à l'accueil, la protection et l'accompagnement des Mineurs Non Accompagnés arrivant sur le territoire du département.
Assister le chef de service éducatif
2 - ACTIVITES PRINCIPALES :
Renseigner le tableau des entrées
Effectuer le contrôle de gestion
Réaliser le bilan d'activité (recueil des informations auprès des services)
Travail en lien direct avec les équipes éducatives
Assurer l'accueil physique et téléphonique sur les plages horaires d'ouverture de l'accueil du service
Traitement et mise en forme des documents
Traitements des mails
Classement et archivage des documents : courriers, rapports, notes
Traitement des courriers, des dossiers, des documents
Prise de notes et rédaction de comptes rendus, rapports, bilan statistiques.
Bilan d'activité mensuel et annuel,
Demande des bons hôteliers, gestion et suivi du tableau « accueils hôteliers »
ACTIVITES DU POSTE :
Secrétariat du cadre
Prise de notes et rédaction de comptes rendus
Proposition d'outils de travail
Correction et mise à jour des plannings (Organisor)
Renseigner le tableau de demandes d'admission
Usagers
Gestion du tableau des entrées
Suivi des prises en charge
Accueil téléphonique et physique avec dimension d'écoute et de dialogue
Référent dossier usager (papier et informatique), archivage
Demande des documents obligatoires aux partenaires et suivi des dossiers usagers
Mise à jour du tableau des effectifs et communication aux partenaires (DEF)
Travail en collaboration avec l'équipe éducative du service MNA
Suivi de la régie et de l'outil de gestion des amendes (SNCF, TAM)
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES
Equipes socio-éducatives, équipe d'encadrement, usagers et partenaires
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable éducatif et sous la responsabilité fonctionnelle du chef de service.
CONTRAINTES DU POSTE
Disponibilité
Permanences possibles pour respecter la continuité du service (remplacements des absences..)
Poste à temps plein
PRÉREQUIS INDISPENSABLE POUR L'EXERCICE DU METIER
Maitrise de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères
Bon niveau d'utilisation des outils informatiques
Connaissance de la protection de l'enfance
SAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser les outils bureautiques
Savoir gérer la transmission des informations
Rédiger et mettre en forme un document
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Savoir prendre des notes et rédiger un compte rendu.
Organisation et archivage
Accompagner les usagers dans leurs demandes
Assister le chef de service
Connaître les procédures et savoir gérer et respecter (ou faire respecter) les délais.
CONNAISSANCES
Connaissance du Conseil Départemental, des services en lien avec le foyer.
Avoir des notions sur la fonction publique territoriale et la fonction publique hospitalière
Connaître les règles de rédaction de documents administratifs
Savoir les bases de l'accueil du public
Profil recherché :
Qualités Professionnelles :
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences souhaitées :
Gestion administrative du courrier
Planifier des rendez-vous
Classer des documents
Établir, mettre à jour un dossier, une base de données