chargé(e) de missions - assistant(e) administratif(ve) (h/f)
Pole emploi vous propose une offre de LES ATELIERS DE GAIA
Salon de Provence (13)
Publiée le 24/11/2023
CDI
Consultez nos offres en Assistante administrative
Description du poste :
Vous travaillez au sein d'une association (environ 80 salariés) qui œuvre dans l'insertion sociale et professionnelle de demandeurs d'emploi du territoire, L'association "Les Ateliers de Gaïa" est un chantier d'insertion (ACI) qui propose un accompagnement et une activité professionnelle aux personnes sans emploi rencontrant des difficultés particulières, vos missions :
Assister un ou plusieurs responsables (cadre, dirigeants, directeur, ...) afin d'optimiser la gestion de leurs activités (gestion des planning, organisation des déplacements, communication, préparation de réunions, accueil ...)
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure
Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs, salariés, les diriger, noter les messages et planifier les rendez vous
Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger
Organiser les déplacements des membres de l'équipe ou du responsable
Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer
Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableau de bord, tableau de résultat ...)
Pouvoir coordonner une équipe
Participer au procédure de recrutement
Profil recherché :
Qualités Professionnelles :
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences souhaitées :
Normes rédactionnelles
Gestion administrative du courrier
Archiver des dossiers et documents de référence
Planifier des rendez-vous
Classer des documents
Assurer la gestion administrative d'une activité
Renseigner, mettre à jour une documentation technique
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Maîtrise des outils informatiques
Savoir rendre compte