secrétaire de direction (h/f)
Pole emploi vous propose une offre de UNIVERSITE GRENOBLE ALPES
St Martin d'Hères (38)
Publiée le 21/12/2023
CDD
Description du poste :
Présentation de la structure :
La Direction Générale Déléguée Formation (DGD FORM) assure l'appui dans la définition, la mise en œuvre et le suivi de la politique arrêtée par le vice-président formation en matière d'orientation, de gestion et d'insertion professionnelle des étudiants, de formation tout au long de la vie, d'innovation pédagogique et de stratégie budgétaire.
La direction générale déléguée formation est composée d'environ 200 agents répartis en 5 directions :
- Direction de l'orientation et de l'insertion professionnelle (DOIP)
- Direction de la formation continue et de l'apprentissage (DFCA)
- Direction des études et de la formation initiale (DEFI)
- Direction des Etudes Statistiques et de l'appui au pilotage de la formation (DESMAP)
- Direction pédagogie et innovation (DAPI)
Missions principales :
Sous l'autorité de la directrice des études et de la formation initiale, vous assurerez la gestion et l'organisation administrative de la direction.
Activités principales :
Assurer les actes administratifs de la direction :
- Gérer l'agenda en ligne partagé et organiser les RDV.
- Organiser les réunions animées par la direction : convocation, réservation salle, organisation logistique.
- Vérifier la conformité et transmettre les parafeurs.
- Assurer le relais sur les questions relatives à la téléphonie XIVO.
- Mettre à jour les bases d'informations de la DEFI : annuaire, liste associée aux boîtes mails, organigramme.
Assurer le suivi RH et financier de la direction :
- Centraliser les dossiers relatifs aux RH de la direction et assurer leur transmission.
- Vérifier les journaux de paie.
- Être en appui auprès des cadres de la direction sur les questions de premier niveau RH.
- Prendre en charge l'arrivée des nouveaux agents sur les aspects d'installation administrative et environnement de travail.
- Passer les commandes de la direction.
- Suivre le budget de fonctionnement de la DEFI.
Accueillir et informer :
- Accueillir, orienter dans leur démarche, les différents publics.
- Réceptionner et distribuer le courrier.
- Suivre la boite mail partagée de la direction.
- Assurer l'interface entre les différents services / composantes de l'établissement et la DEFI.
Assister la direction dans la coordination et le fonctionnement des services.
Appui logistique aux différents services de la DEFI.
Description de l'entreprise :
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Profil recherché :
Qualités Professionnelles :
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences obligatoires :
Apprécier niveau confidentialité informations
Connaissance des statuts personnels administratifs
Garantir la qualité de l'accueil
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des outils de communication (un plus)
Maîtrise rédactionnelle
Savoir diffuser les informations et données
Synthétiser, restituer informations et les données
Formations obligatoires :
CAP, BEP et équivalents