chargé(e) d'accueil / assistant(e) administratif(ve) (h/f)
Pole emploi vous propose une offre de OKTOGONE GROUP
Lille (59)
Publiée le 06/12/2023
CDI
Description du poste :
ENTREPRISE
ECV - Creative Schools & Community - École des métiers créatifs
DESCRIPTIF DU POSTE
ACCUEIL
- Ouvrir et/ou fermer l'établissement, les salles de cours (désactivation et activation du système d'alarme).
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : étudiants, parents, enseignants, professionnels, visiteurs.
- Garant de la bonne présentation générale du hall d'accueil
- Affichage des informations ou communication auprès des étudiants concernés : modifications d'emploi du temps, de salles et/ou de site (Molinel / Parvis) ou absence d'intervenants après vérification auprès de la direction
- Participation aux événements de communication externe et interne (ex : Ateliers découverte / Journées d'Immersion / Journées Portes Ouvertes / conférences / salons )
- Assurer le montage le démontage et le suivi d'un événement (ex : tenue d'un stand lors de salons étudiants et/ou professionnels, approvisionnement en brochures et continu (vidéo / présentation des travaux préalablement sélectionnés par l'équipe pédagogique)
- Communiquer sur les événements afin de promouvoir l'école
RELATION AVEC LES ETUDIANTS
- Gestion des retards et absences (Cursus DAG)
- Réception des travaux rendus en retard.
- Gestion des cartes de photocopies.
- Gestion des emprunts (livres, matériels photo, vidéo, matériel d'éclairage, son )
- Impression des feuilles d'appels et report des absences (Cursus Digital pour les classes non équipées d'Edusign
- Accompagnement de voyages d'études ou sorties pédagogiques
ADMINISTRATION
- Envoi des documents relatifs à la scolarité des élèves (ex : relevés de notes)
- Impression de tous documents utiles aux étudiants (ex : attestation / certificats signés par la direction)
- Gestion des demandes de remise sur les frais de scolarité (dossier de demande de bourse)
- Gestion des dossiers des élèves changeant d'établissement (Transferts inter-école entrant et sortant)
- Gestion des demandes de stage et rédaction des conventions
- Suivi des planning DPAE et contrats des modèles vivants.
- Réservation des sites sélectionnés par les intervenants en croquis extérieur.
- Mise à jour de la base de données des enseignants (FARCE)
- Gestion des dossiers de bourse
- Gestion de la mutuelle
- Gestion de la prime à la mobilité
- Gestion de la mutuelle
- Archivage régulier sur le serveur selon la nomenclature imposée.
BATIMENT-SECURITE
- Suivi du registre de sécurité du bâtiment
- Garant de l'application des règles de vie de l'école (conformément au règlement intérieur de l'établissement)
- Garant du bon fonctionnement de l'école et de la sécurité des étudiants : signaler tout dysfonctionnement (matériel / mobilier / ou au sein de l'établissement).
INTERNATIONAL
- Gestion des dossiers de demande d'échanges international
- Placement des courts métrage d'animation en festival
QUALITÉS ET COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Vous utiliserez les logiciels dédiés au bon fonctionnement du service
- Vous vous assurerez des veilles informationnelle
- Vous saurez mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif.
- Vous serez en écoute des interlocuteurs, analyserez des demandes et y répondrez de manière courtoise.
PROFIL
- Vous avez une expérience similaire d'au moins 2 ans. Vous faites preuve de rigueur, êtes méthodique et savez vous rendre disponible.
- Vous faites preuve de capacité organisationnelle en priorisant les missions
- Vous vous impliquerez dans un travail de groupe, dans un travail en réseau, et vous vous adapterez aux changements rapides
- Vous savez communiquer en public
- Vous savez établir une relation de confiance avec vos interlocuteurs
- Vous saurez tenir votre rôle en tant que salarié de l'établissement vis à vis des étudiants de l'école
- Vous faites preuve de confidentialité, savez gérer votre stress et êtes précis
- Vous serez le/la garant(e) de la bonne
Description de l'entreprise :
Oktogone Group est un acteur de référence de la formation et de l'emploi à l'ère du digital.
Le groupe conjugue au travers de ses différentes marques un ensemble d'expertises pour accompagner les salariés, étudiants et les demandeurs d'emploi dans la gestion de leur carrière. Oktogone accompagne également les entreprises dans la montée en compétences de leurs collaborateurs dans une démarche de formation continue, de mobilité interne ou bien encore de recrutement.
Profil recherché :
Compétences souhaitées :
Gestion administrative du courrier
Planifier des rendez-vous
Classer des documents
Établir, mettre à jour un dossier, une base de données