chargé / chargée d'accueil (h/f)
Pole emploi vous propose une offre de ELAN LIMOUSIN AVENIR NATURE
Ambazac (87)
Publiée le 30/11/2023
CDD
Description du poste :
Rattaché(e) au Directeur du Pôle Aménagement du territoire, vous assurez l'accueil téléphonique et physique ainsi que l'assistance administrative pour l'ensemble des services du pôle.
Missions : Accueil physique et téléphonique du public, Recevoir et orienter les demandes.
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages.
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Assure le remplacement de l'accueil téléphonique du siège (lors de absences du titulaire)
Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour des bases de données
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Missions complémentaires nécessaires à l'exercice du service public au sein de la collectivité
Profil recherché : Techniques d'accueil, règles de communication / Organisation et activités des services / Organisation et organigramme de la collectivité
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de régulation / Techniques de communication téléphonique
Techniques de médiation / Techniques de secrétariat / Techniques de recherche d'information
Gérer un planning de réservation
Excellente communication orale et écrite
Logiciels de bureautique
Qualités relationnelles : Savoir travailler en équipe et être solidaire, ponctualité, sens de l'écoute, discrétion professionnelle, bon relationnel, diplomatie et savoir rendre compte à sa hiérarchie
Profil recherché :
Compétences souhaitées :
Assurer un accueil téléphonique
Corriger et mettre en forme un document
Utiliser les outils bureautiques