Secrétaire Administratif - Tribunal Judiciaire Aix en Provence H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

INFORMATION ET ORIENTATION :

· accueil des nouveaux arrivants et transmission des documents suivants : préparation d'un dossier dématérialisé contenant tous les documents utiles à leur installation; charte des temps, charte informatique documents relatifs aux congés, livret d'accueil, organigrammes, frais de déplacement, préparation des PV d'installation...

· information des fonctionnaires sur le fonctionnement de la juridiction

· prise de rendez-vous pour la directrice de greffe

GESTION ET ADMINISTRATION :

· gestion du courrier

· gestion de la boîte structurelle et recrutement

· gestion de l'agenda de la Directrice

· diffusion des notes aux agents (SAR, DSJ, DG...)

· mise à jour des organigrammes fonctionnaires du TJ

· établissement en collaboration avec le directeur de greffe des tableaux concernant les effectifs en ETPE, ETPT...

· préparation de courriers (réponses aux demandes de stages, aux emplois de vacataires...)

· renseignement des tableaux pour les mouvements de grève

· suivi desformations

· paramétrage des badges pour les nouveaux arrivants

· préparation des assemblées générales et commissions restreintes fonctionnaires (convocations, listes d'émargement...)

· classement et archivage

RESSOURCES HUMAINES/FORMATION :

· gestion des ressources humaines (CLE : 198 fonctionnaires et contractuels) : suivi des carrières, arrêtés, mutations, congés maladie et mise à jour de LOLFI

· gestion des CET

· gestion et suivi des dossiers retraites

· gestion du logiciel de gestion du temps INCOVAR

· paramétrage informatique des fonctionnaires et vacataires dans les logiciels INCOVAR

· contrôle des heures supplémentaires et astreintes pour mise en paiement

· établissement des dossiers indemnitaires (astreintes, indemnités) des fonctionnaires

· établissement des dossiers indemnitaires assesseurs TPE

· gestion et préparation des dossiers vacataires (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l'agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l'établissement des contrats, liens avec le SAR)

· gestion des dossiers des volontaires services civiques (enregistrement sur le commun des candidatures et CV, fixation de rendez-vous sur l'agenda de la directrice de greffe pour les entretiens, sollicitation des documents administratifs pour l'établissement des contrats, liens avec le SAR)

Compétences requises

Savoirs :

Applicatifs métiers : LOLFI PILOT HARMONIE INCOVAR
Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques (notamment Pack Office)

Savoir-faire :

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Connaissances en statuts et RH

Maîtriser les outils bureautiques

Maîtriser les nouvelles technologies

Savoir-être :
Afficher la suite
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l'écoute
Etre réactif
Faire preuve d'une extrême rigueur

Faire preuve de discrétion