Gestionnaire Administratif de Formation H/F - Aix Marseille Université

Au sein de l'Institut du droit des Affaires (IDA), le gestionnaire formation joue un rôle clé dans le suivi administratif des formations proposées. Sous l'autorité de la direction de l'IDA, il collabore étroitement avec le service scolarité de la FDSP, les usagers et de nombreux partenaires extérieurs. En rejoignant une équipe dynamique de cinq agents, le gestionnaire peut profiter d'un emploi du temps flexible, adapté aux besoins spécifiques de chaque secrétaire, tout en respectant les exigences légales du temps de travail. Cependant, lors de certains événements comme la rentrée solennelle, les forums ou les remises de diplômes, une plus grande amplitude horaire peut être nécessaire.

Ses missions sont variées et enrichissantes : accueillir et orienter les personnels et les usagers, assurer le suivi des activités de scolarité des étudiants, organiser des examens et suivre les conventions de stage, aussi bien pour les formations initiales que pour l'apprentissage. Le gestionnaire est également impliqué dans le suivi des stagiaires de formation continue, gérant les dossiers de financement en lien avec les organismes financeurs et le service de la formation continue. La logistique et l'organisation matérielle des manifestations sont aussi au coeur de ses préoccupations, tout comme la saisie, la mise à jour et l'édition de divers documents. Le gestionnaire est également responsable du classement et de l'archivage de documents, et doit parfois s'exprimer en anglais pour communiquer avec des publics non francophones.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous avez une connaissance appréciable du fonctionnement des universités ou de la formation en général. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, que ce soit la gestion des courriers, des courriels ou l'archivage, et vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques tels que Word, Excel et Internet. Une aisance avec les plateformes de gestion dématérialisée et autres outils informatiques est également essentielle.

Vous possédez une maîtrise des techniques de gestion administrative et de communication, et savez organiser efficacement le classement et la conservation de documents et d'informations. Vous respectez scrupuleusement les procédures administratives et réglementaires, savez rendre compte de votre travail et êtes capable de saisir et mettre à jour des données avec précision. Votre bonne expression orale et écrite, ainsi que votre maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, sont des atouts indéniables.
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Votre rigueur, votre maîtrise de soi et votre sens du service public vous distinguent. Vous êtes efficace, autonome et faites preuve de qualités relationnelles indispensables, vous adaptant aisément à divers publics, qu'il s'agisse d'étudiants, de partenaires, d'enseignants ou d'entreprises. Votre disponibilité et votre discrétion sont exemplaires, et vous savez gérer les urgences avec calme et compétence.

Les candidatures seront traitées fin août, début septembre