Assistant·e de Direction de la Direction des Ressources Humaines H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Bac
Groupe RIFSEEP : G3

Assistanat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
internes et externes.
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Gérer la réception, le traitement des courriels
- Gérer le ou les agendas et contrôler les échéances
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions
- Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l'activité du service
- Assurer la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits
- Assurer la communication du service par la mise en ligne de documents
d'information (circulaires, publications...)
- Assurer le soutien logistique de l'activité du service
- Gestion de l'application des congés sur l'ENT
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Participer à la gestion financière des bons de commande et services fait.
- Organisation administrative et logistique des réunions des groupes de travail
en relation avec le Comité social d'administration et de la Formation
Spécialisée
- Appui aux services de la DRH en cas de besoin
- Faire les CR des réunions de direction et/ou situations individuelles
Médecine du travail - Gestion de l'application Padoa de l'AMET avec la mise à jour des mouvements de personnel
- Organisation des visites médicales
- Suivi de la liste des agents en Surveillance Médicale Renforcée
- Liens avec l'assistante de l'AMET pour les prises de RDV
- Liens avec la référente handicap des personnels de l'université
Communication
- Publication sur l'ENT des informations RH
- Favoriser la communication RH
- Diffuser tout support de communication RH

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : SIRH SIHAM, Congés ENT
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Power Point

Connaissances / Savoir
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines et/ou de la gestion administrative
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine des RH de la fonction publique

Savoir faire
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Travailler en équipe
- Structurer son travail
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité du service
- Savoir gérer les aléas
- Savoir rendre compte
Afficher la suite
Savoir être
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Réactivité
- Rigueur, fiabilité
- Sens de la confidentialité