Secrétaire de Cabinet - Bdc H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Le/La secrétaire est responsable de l'organisation quotidienne du travail de l'équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant, en brigade, les fonctions suivantes :

· Accueil physique et téléphonique de personnalités (contacts permanents avec l'Elysée et Matignon, etc.)

· Gestion des appels téléphoniques

· Assure le lien avec les autres secrétariats de la structure

· Réception et enregistrement des courriers papier et électronique ; évaluation des urgences

· Enregistrement des notes destinées au Ministre, soumises au visa du directeur du cabinet et du directeur de cabinet adjoint;

· Relecture systématique de tous les courriers et réorientation éventuelle;

· Corrections de forme (orthographe, présentation non conforme etc.) ;

· Rédaction de lettres de remerciements (livres et invitations) ;

· Gestion de l'agenda (mise à jour quotidienne) et prise de rendez-vous

· Gestion et suivi des convocations aux réunions interministérielles : enregistrement sur un tableau mis à jour quotidiennement puis orientation vers les conseillers concernés, par voie électronique ;

· Réservation des salles, envoi des convocations et mise à jour du fichier électronique;

· Classement et archivage.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES

Techniques de communication

Modes de fonctionnement des administrations publiques

Connaître l'environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique : bureautique

Techniques de secrétariat bureautique

Classement et archivage

SAVOIR FAIRE

Apporter une réponse personnalisée

Réaliser des synthèses

Rédiger et mettre en forme les documents

Évaluer et hiérarchiser des besoins
Afficher la suite
Encadrer et animer une équipe

Structurer son travail

Savoir planifier et respecter les délais

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir gérer les aléas

S'adapter aux différents interlocuteurs

Filtrer et orienter les informations

SAVOIR ÊTRE

Sens de la confidentialité

Sens de l'initiative

Capacité d'adaptation

Sens de l'organisation

Réactivité

Sens relationnel

Savoir accueillir

Savoir s'exprimer oralement