Emiz - Secrétaire à l'État Major Interministériel de Zone H/F - Fonction publique de l'État

RIFSEEP : 1
Fondements juridiques : Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

personnes à contacter :
Le colonel Yves LE BRETON, adjoint opération et / ou l'inspecteur général Cyrille BERROD, chef d'état-major interministériel de zone - **.**.**.**.**
Vos activités principales

Le poste est à pourvoir au sein de l'État-Major Interministériel de Zone (EMIZ). Sous l'autorité du chef d'État-Major Interministériel de Zone (CEMIZ) et de son adjoint (CEMIZa), la/le secrétaire à l'état-major interministériel de zone (EMIZ) a pour missions principales :

A - Activités de soutien administratif de l'EMIZ
Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications du service,
Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat de l'état-major interministériel de zone, réponses de premier niveau,
Gestion de l'agenda du CEMIZ : prise de rendez-vous, réponse à invitation, réservation de salles et organisation des déplacements (prises de contact, invitations, suivi des listes de présence et organisation logistique), réponses aux invitations,
Préparation des rendez-vous (collecte des éléments en amont auprès des services, constitution de dossiers),
Prise de notes, rédaction et envois de courriels,
Suivi des documents/parapheurs à la signature ou au visa du CEMIZ pour le préfet délégué,
Suivre l'activité et le planning des réunions, exercices de la zone et des activités de l'état-major et en assurer la mise à jour constante (tableau d'activité),

Préparer et organiser les réservations pour les réunions ou visioconférences demandées par le chef d'état-major, son adjoint et les chargés de missions.
Effectuer l'enregistrement des documents : navette de parapheur pour signature, chrono courriers arrivée et départ, notes, dossiers pour les autorités...), en lien avec les assistantes du préfet délégué.
Mise en forme et diffusion de documents pour les référents zonaux des spécialités de sapeurs-pompiers (convocations aux réunions zonales de spécialité),
Numériser et envoyer les états de présence mensuelle des SPVE du Centre opérationnel de zone aux SDIS concernés,
Assurer la mise à jour constante des listes de diffusion et des annuaires de l'EMIZ,
Tenir à jour un chrono et réaliser la publication des actes administratifs de la préfecture de zone relatif à l'activité de l'EMIZ sur les quatre régions administratives de la zone,
Planifier et participer aux réunions hebdomadaires de l'état-major et en établir le projet de relevés de conclusions en lien avec le chef d'état-major adjoint,
Assurer une mission d'accueil et secrétariat à l'occasion de COZ renforcés lors de crises
Gestion du chrono courrier départ et arrivée (scan, nommage de documents et enregistrement).
Assurer l'archivage papier et électronique du service.

B - Gestionnaire CHORUS-DT
Renseigner les données des fiches profils Chorus DT, (ou contacte le référent

Connaissances techniques :
connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Avoir des compétences en informatique bureautique : niveau pratique - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - à acquérir
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise - requis
Savoir faire
savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser : niveau expert - requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis
Savoir être
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer ; niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter : niveau expert - requis