Secrétaire - Assistant Dgrh A2 H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

En tant que secrétaire-assistant(e) vous jouez un rôle primordial dans le fonctionnement de la sous-direction.

Au contact quotidien des équipes, des partenaires, vous participez à l'organisation du travail des deux sous-directeurs du service A et contribuez au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment :
- L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et répondre aux demandes d'information;
- Le lien avec les autres secrétariats du service a;
- Réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition,
- Le suivi des parapheurs via l'application elise;
- Les productions des textes réglémentaires via reponses
- La gestion de la boîte fonctionnelle de la sous-direction (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses);
- La gestion des agendas électroniques des sous-directeur(s)/trice(s), programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio);
- La préparation des dossiers pour les réunions des sous-directeur(s)/trice(s);
- La saisie, la mise en forme des documents divers, leur reproduction et leur diffusion;
- La mise en oeuvre la communication interneet l'organisation des séminaires des DRH du supérieur, des ufr et des référnets déontologues;
- La prise en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure;
- La gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via chorus dt, de l'installation des nouveaux collègues;
- Le suivi des frais de déplacements et les indemnités des membres des juridictions spécialisées et du collège de déontologie
- La mise à jour des listes de diffusion des DRH

Le suivi du budget de location de salle

Au-delà des activités de secrétariat, vous pourrez vous voir confier l'étude et la gestion de certains dossiers en lien avec l'activité de la structure ce qui vous permettra d'acquérir des compétences nouvelles, pouvant être valorisées à l'occasion d'une mobilité.

Des formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés.

Pour réaliser ces missions, vous devrez faire preuve de polyvalence, de réactivité et être doté(e) d'une grande rigueur et d'une excellente capacité d'organisation, pouvant ainsi être amené(e) à gérer plusieurs commandes simultanément.

Vous devez avoir le sens de la confidentialité.

Enfin, vous devrez être en capacité de gérer les pics d'activité ainsi que les urgences.

Pour réaliser ces missions, vous serez amené(e) à mobiliser les compétences suivantes :
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- Connaissance de l'administration centrale - souhaitable
- Connaissance du systèmes éducatif de la jeunesse, de l'enseignement supérieur, de la recherche et des sports - souhaitable
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, outlook) : niveau expert - requis
- Techniques de secrétariat : niveau expert - requis
- Maîtrise des logiciels spécifiques (elise, reponses, chorus dt, symphonie, etc.) : niveau pratique - souhaité
- Sens des priorités, capacité d'organisation, rigueur : niveau confirmé - requis
- Sens relationnel, discrétion : niveau confirmé - requis