Secrétaire Pédagogique de l'Iae H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au sein d'une équipe spécialisée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formations initiale et en alternance. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.

Activités principales :

Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants. Interactions importantes avec les responsables de diplôme et la direction de la formation professionnelle et de l'alternance de l'Université.
Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
Réaliser les inscriptions pédagogiques.
Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster.
Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.
Collaborer à l'organisation des examens.
Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage sur l'application Pstage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l'élaboration des contrats pédagogiques, etc.
Assurer un appui à l'évènementiel en tant que de besoin

Une connaissance du milieu universitaire, du fonctionnement de l'alternance, sont des plus

Connaissances :
- Techniques d'accueil, de gestion administrative et de secrétariat
- Fonctionnement administratif universitaire
- Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
- Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Afficher la suite
Compétences opérationnelles :
- Accueillir les populations concernées
- Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
- Utiliser les logiciels bureautiques courants (Pack Office)
- Utiliser les logiciels Apogée, Hyperplanning, Exode (domaines inscriptions pédagogiques, résultats, dossier de l'étudiant, épreuves)
- Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d'apprentissage MOODLE)
- Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
- Travailler en équipe
- Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens du service public