Secretaire H/F - ACJC

notre nouveau collaborateur(trice), vous travaillerez en binôme.
Vos missions :
En ACCUEIL :
- Accueil physique de toute personne entrant à l'association
- Accueil téléphonique avec prises de rendez-vous (BAV, CAF, Permanences) des salariées et transfert aux bénévoles. Gestion tableau des appels. Traitement de la base de données.
En GESTION ADMINISTRATIVE :
- Mesures socio-judiciaires : enregistrement et création du dossier administratif, envoi des courriers de convocation
- Stages stupéfiants et citoyenneté : Enregistrement des mesures venant du Tribunal, Inscription sur le site « l'inscription », Suivi des inscriptions aux stages et des règlements reçus, relances, Préparation des dossiers physiques, Réalisation des synthèses à adresser aux Délégués du Procureur à l'issue du stage
- Traitement du courrier entrant et sortant
Gestion du courrier entrant (inscription des départs et arrivées, datation, transmission des mesures à l'assistante de direction). Cette personne recevra délégation pour accepter des recommandés.
Gestion du courrier sortant : scan et envoi au tribunal, photocopie et/ou scan des documents

Experience : 6 Mois - en secrétariat

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Assurer la gestion administrative d'une activité, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, connaissances juridiques appréciées, maîtrise des outils informatiques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.