Secretaire en Gynecologie-Obstetrique H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie et Raymond Aubrac (CHIV).
Le CHIC est un établissement de 563 lits et places de médecine chirurgie obstétrique. Il est organisé en 5 pôles d'activité dont les domaines d'expertises ont une reconnaissance nationale et internationale. L'établissement bénéficie d'un plateau technique de dernière génération d'imagerie, d'examen et de recherche. Il se situe parmi les tout premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits recherche grâce à son Centre de recherche clinique (CRC) et son centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.

Pôle P érinatalité F emme E nfant A dolescent : un centre périnatal de niveau 3 gérant par an près de 3700 accouchements, un service de réanimation et un service de néonatologie dimensionnés en conséquence, un centre d'IVG, un centre d'assistance médicale à la procréation ainsi que des services de pédiatrie générale, de chirurgie pédiatrique et de pédopsychiatrie.
La typologie des patients :
- En gynécologie :
o Des patientes consultant pour un problème d'ordre gynécologique chirurgical ou non
o De la sénologie (cancer du sein)
o Des IVG[1]
o Des urgences gynécologiques
- En obstétrique :
o Des patientes consultant pour une prise en charge obstétricale : urgences, consultations, diagnostic prénatal, échographies, bloc maternité, grossesses à haut risque, suites de couches et suites de couches/kangourou
o Leur nouveau-né
Horaires de travail
- Les horaires sont basés sur 37 h 30 hebdomadaires avec 15 RTT annuels (protocole d'accord CHIC sur les 35 h) avec une amplitude de travail en 7h30.
[1] IVG : Interruption Volontaire de Grossesse
LE POSTE :
MISSIONS PERMANENTES

Documents, rapports, courriers
- Saisie, traitement et mise en forme
o utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint)
o rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...)
- Classement et archivage des dossiers médicaux
o définir et réaliser un plan de classement
- Préparation et suivi de dossiers
o organiser et prioriser les activités de secrétariat
o les hiérarchiser
- Reproduction de documents et de dossiers médicaux
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

Appels et messages téléphoniques
- Réception, traitement et orientation
o filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
o prendre des notes rapidement
o renseigner les interlocuteurs
Accueil
- Accueil physique et prise en charge des usagers
o s'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
o traiter des situations conflictuelles
o faire preuve d'écoute et de courtoisie
- Accueil téléphonique
- Planification des rendez-vous des patients
Gestion administrative
- Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques
- Gestion du planning des médecins
- Utiliser internet/intranet pour
o communiquer avec des interlocuteurs
o ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
- Vérifier la codification des actes dans Urqual
Logistique
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles
- Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Débriefing du staff :
o De sénologie avec l'infirmière dédiée
o Opératoire avec mise en uvre des conduites à tenir : reports d'intervention, prises de rendez-vous, récupérations d'examens...
o Du CPDPN
Matériel de bureau
- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
PROFIL RECHERCHÉ :
Formation de secrétaire.
- Connaissances générales sur les logiciels de bureautique.
- Connaissances de base sur les termes d'anatomie et de pathologie pour comprendre et user de la terminologie médicale.
- Bonne maîtrise de l'expression écrite (orthographe, conjugaison, vocabulaire) et orale.
Poste ouvert aux nouveaux diplômés
26 CA et 14 RTT pour un temps plein.
Vos avantages :
Accès à la formation continue
Crèche du personnel
Salle de sport réservée au personnel
Accès facilité au logement
Prise en en charge de 75% du Pass Navigo
Accès au restaurant d'établissement
Comité d'entreprise
Accessibilité du site :
Le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil se situe au 40 avenue de Verdun à Créteil.
L'établissement est desservi par :
La ligne 8 du métro : arrêt Créteil Université
Le bus TVM : arrêt Hôpital Intercommunal
Le bus 317 : arrêt Hôpital Intercommunal
En RER : RER A, RER D,
Site accessible en vélo, parking vélo.
Ref : 9rsvp13tev