Dgef - Assistant·e du Directeur Général des Étrangers en France H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Secrétariat commun du directeur général et du directeur du cabinet :
En permanence, adapter ses missions aux impératifs de l'actualité : organisation/répartition du travail au sein du secrétariat en fonction de cette actualité et des urgences, prioriser les rendus, vérification de la qualité des dossiers,
Ponctuellement : rédiger des notes,
Les principales missions au quotidien :
- Gérer l'agenda et les communications du directeur général, ses déplacements, l'accueil de ses interlocuteurs,
- Gérer l'agenda et les communications du directeur de cabinet,
- Organiser des réunions et rencontres internationales et prendre des contacts dans différents pays étrangers ou auprès des instances de l'Union européenne,
- Veiller à la préparation des dossiers du directeur général et de son cabinet, en sollicitant et relançant les services,
- Préparer en urgence des dossiers à partir des archives du cabinet également gérées par le secrétariat,
- Assurer l'enregistrement et le suivi des courriers en cours de préparation via le logiciel MAARCH,
- Veiller à la présentation des courriers soumis à la signature du directeur général,
- Assurer la prise en charge concernant les déplacements à travers l'outil de gestion Chorus DT,
- Utiliser le logiciel de gestion CHORUS (facturation, commande, etc.) et suivre les crédits du cabinet,

Votre environnement professionnel :
La direction générale des étrangers en France (DGEF) est chargée au sein du ministère de l'intérieur de la politique d'immigration, d'asile, d'intégration et d'accès à la nationalité française. La DGEF agit dans les domaines qui couvrent l'intégralité du parcours des étrangers en France : entrée sur le territoire, séjour, travail, lutte contre l'immigration irrégulière, asile, intégration, naturalisation.

Activités du service : Le directeur général des étrangers en France assiste le ministre de l'intérieur dans la conception et la mise en oeuvre des politiques relatives à l'immigration, à l'accueil et à l'accompagnement des étrangers et à l'asile. Il a autorité sur trois directions direction de l'immigration, direction de l'accueil de l'accompagnement des étrangers et de la nationalité, direction de l'asile) et trois services transversaux. Il est en lien permanent avec le cabinet du ministre, les autres directions du ministère et d'autres administrations, notamment les affaires étrangères. Son cabinet assure des missions de coordination, d'organisation et de stratégie. Il comprend un directeur de cabinet, une cheffe de cabinet, un conseiller juridique et des chargés de missions.
Composition et effectifs du service : Le cabinet est composé d'une quinzaine de personnes.
Liaisons hiérarchiques : Le directeur général, le directeur de cabinet, l'adjointe au directeur du cabinet.
Liaisons fonctionnelles : Les services de la DGEF, les interlocuteurs extérieurs.

Vos compétences principales mises en oeuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
à aquérir
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau initié requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
savoir s'adapter
savoir accueillir
niveau maîtrise requis
Secrétariat polyvalent, travail en brigade, horaires différents par roulement sur trois semaines.
Forte disponibilité, présence tardive en fonction de l'actualité.
Vos perspectives : Maîtriser les exigences d'un secrétariat de direction. Evolution vers un autre secrétariat de direction. Evolution vers l'un des métiers découverts dans ce cadre, au sein de la DGEF ou à l'extérieur.
Durée attendue sur le poste : 3 ans.