Assistant - Secrétaire de Direction H/F - Prefecture de Departement Moselle

La préfecture de la Moselle recherche actuellement un "Assistant/Secrétaire de direction (H/F)" pour le secrétariat particulier mutualisé du Préfet et du Directeur de Cabinet.

En trinôme sur ce poste permettant ainsi d'assurer une présence effective sur la journée (de 08h30 à 18h30), vos missions seront les suivantes :
- Gérer le programme du Préfet et du Directeur de Cabinet (agenda-audiences-déplacements-missions)
- Assurer l'accueil et le filtrage téléphonique
- Assurer le suivi des frais (représentations et résidence) pour le Directeur de Cabinet en relation avec le personnel de résidence et le bureau du pilotage budgétaire et de la commande publique de la Préfecture
- Assurer le lien avec la résidence du Préfet pour les réceptions du Préfet (protocole-menu-invitation-plan de table)
- Assurer le lien avec le garage pour les déplacements du Préfet et du Directeur de Cabinet
- Gérer les déplacements professionnels du Préfet et du Directeur de Cabinet hors du département (billets de train, hôtel)
- Mettre à jour de l'annuaire des personnalités internes au Cabinet
- Élaborer et diffuser des tableaux des permanences hebdomadaires (corps préfectoral, astreinte)
- Gérer les congés et les permanences du corps préfectoral
- Élaborer un tableau des astreintes des agents du Cabinet du Préfet
- Suivre les congés des directeurs "sécurité
- Gérer le courrier "Cabinet" et des invitations du Préfet et du Directeur de Cabinet
- Élaborer un tableau de suivi hebdomadaire des dossiers du Préfet et du Directeur de Cabinet
- Gérer les boîtes fonctionnelles du Préfet et du Directeur de Cabinet
- Rédiger des courriers et des notes
- Assurer la gestion du temps de travail (DETT) pour l'ensemble des agents du Cabinet.

- Vous êtes rigoureux(se), disponible, faîtes preuve de discrétion et êtes doté(e) d'une bonne capacité d'adaptation et d'anticipation ainsi qu'une aptitude aux relations publiques.
- Vous possédez de bonnes compétences en informatique et bureautique et êtes doté(e) d'une aisance rédactionnelle et relationnelle.
- Vous aimez et savez travailler en équipe et vous vous adaptez rapidement.

Une première expérience dans l'assistanat de direction est demandée.

Vous êtes rigoureux(se), disponible, faîtes preuve de discrétion et êtes doté(e) d'une bonne capacité d'adaptation et d'anticipation ainsi qu'une aptitude aux relations publiques.

Vous possédez de bonnes compétences en informatique et bureautique et êtes doté(e) d'une aisance rédactionnelle et relationnelle.

Vous aimez et savez travailler en équipe et vous vous adaptez rapidement.

Spécificités du poste :
- Organisation coordonnée du travail
- Permanence alternée
- Assurer une présence effective sur la journée en roulement
- Appui au bureau de la représentation de l'État pour les visites ministérielles et les soirées électorales.
- Pas de télétravail possible

Informations complémentaires
Le poste est à temps plein (38h30) pour une durée de 3 ans.
Vous bénéficiez donc de jours de congés RTT (réduction de temps de travail).

A votre rémunération de base s'ajoutent :
- Le forfait mobilité durable
- Le remboursement de vos frais de transport en commun à hauteur de 75%
- Le supplément familial de traitement si vous avez des enfants à votre charge
- Le remboursement de 15€ de votre cotisation de protection sociale complémentaire.

Le poste est basé au centre de ville de Metz, à proximité des transports en commun. La préfecture de la Moselle est également desservie par la navette gratuite du réseau Le Met'. Un restaurant administratif est à votre disposition et vous propose des repas complets à partir de 2€70.

Experience : 1 An(s) - sur le meme type de poste

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Réaliser la gestion administrative du personnel, Organiser des déplacements professionnels, Définir une stratégie de communication, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Gérer un planning

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.