Assistant de Direction au Secrétariat Général de l'Académie de Paris H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'assistant(e) de direction travaille sous la responsabilité directe de la Secrétaire générale d'académie en charge de l'enseignement scolaire, en binôme avec une seconde assistante de direction.

Elle ou il travaille en lien étroit avec le secrétariat du Directeur de l'académie de Paris et le secrétariat des Directeurs académiques des services de l'éducation nationale du 1er et du 2nd degrés et le cabinet du Recteur, les divisions et services du rectorat et la région académique.

Elle ou il assiste la Secrétaire générale d'académie et ses adjoints :

Mission Générale : assurer le secrétariat mutualisé de la Secrétaire Générale et des Secrétaires généraux Adjoints au sein du Secrétariat Général.

Polyvalence sur les 2 postes de Secrétariat
- Tenir, suivre et gérer les agendas prises de rendez-vous
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de très nombreux personnels et réorienter éventuellement.
- Assurer le suivi du courrier électronique, postal arrivé/départ : enregistrement - diffusion dans l'optique du déploiement du logiciel Elise de traitement et de suivi du courrier dans l'académie
- Organiser des réunions en liaison avec les divisions et services de l'académie et de la Région académique et différents acteurs institutionnels (Ministère, Ville de Paris, Région-Ile-de-France, Préfecture...)
- Organiser les plannings, collecter les informations, constituer des dossiers dans le cadre de missions, d'audits ou d'enquêtes
- Mettre en place des audiences avec les organisations syndicales
- Assurer le suivi des tableaux de bord internes et le suivi des réponses aux enquêtes ministérielles, au dialogue annuel stratégique de performance de l'académie
- Mettre en forme des courriers, élaborer des tableaux
- Participer au fonctionnement matériel du Secrétariat général (classement, commande de matériel, archivage)
- Secrétaire général adjoint chargé du pôle"Ressources Humaines
- Secrétaire général adjoint chargé du pôle programmation scolaire, pilotageet fonctions supports
- Secrétaire générale adjointe chargée du pôle élèves, partenariats et appui aux politiques éducatives

Vos compétences principales mises en oeuvre

Savoir :

Connaître la structure administrative et le fonctionnement de l'Académie et du Rectorat

Connaître l'environnement institutionnel (ministère, EPLE, région académique).

Savoir situer le niveau de responsabilité des principaux acteurs (MEN, établissements scolaires, organisations syndicales, région académique)

Maîtriser rapidement l'organigramme du rectorat

Savoir-faire :
Afficher la suite
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, internet, messagerie électronique)

Etre organisé, méthodique et rigoureux

Savoir communiquer à l'oral et rédiger à l'écrit

Savoir être :

Loyauté/Confidentialité

Grand sens des relations humaines

Qualité d'écoute et de discernement

Maîtrise de soi

Sens du travail en équipe

Réactivité

Capacité d'adaptation

Disponibilité