Assistant - Assistante de Direction - CDD H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Dans le cadre de sa mission, il est notamment chargé de :

1. Accueil et communication
- Tenir et mettre à jour l'agenda
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et les interlocuteurs
- Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage et la transmission des messages

2. Gestion de l'information/secrétariat
- Enregistrer et assurer la répartition du courrier
- Organiser la circulation et la diffusion de l'information
- Saisir, mettre en forme et rédiger des courriers
- Préparer et vérifier les documents soumis à la signature

3. Classement, archivage
- Classer, trier et enregistrer les documents (papiers et électroniques)
- Assurer le tri, l'élimination et le versement aux archives des documents

4. Organisation logistique
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des rendez-vous professionnels
- Assurer les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation
- Préparer et organiser les déplacements professionnels en France et à l'étranger du directeur du musée et de la directrice adjointe (réservations hôtel, taxis, préparation des rendez-vous, obtention des visas...)

Assurer l'intérim de l'assistante du directeur du Mnam-Cci en son absence.

Savoir
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance de l'environnement administratif
- Connaissance appréciée du contexte des activités muséales

Savoir-faire
- Maitriser l'usage de la langue française (orthographe, syntaxe, communication...),
Afficher la suite
- Maitriser les techniques de l'accueil
- Savoir communiquer en anglais, éventuellement dans d'autres langues,
- Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)
- Organiser son travail en fonction des contraintes et des délais, Rédiger des notes ou des correspondances
- Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement du secrétariat
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)

Savoir être
- Discrétion
- Sens du contact
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation

Autonomie