Gestionnaire des Formations Doctorales et Hdr H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d'assurer le secrétariat
administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l'inscription à la soutenance, de
dispenser des formations aux doctorants et candidats à l'HDR, d'organiser les différents événements pour
les doctorants et d'assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions
d'enseignement.
Gestion pédagogique des formations doctorales et HDR
- Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et des HDR sur Sirius : inscription aux
formations du catalogue, vérification des listes d'émargement, attribution des ECTS, vérification et
validation des formations doctorales externes
- Gérer les aspects logistiques : réservation des salles sur Hyperplanning, matériel, fournitures, listes d'émargement
- Gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning
- Assurer le suivi des inscriptions aux formations des doctorants et des HDR
- Transmettre les listes d'émargement aux formateurs
- Gérer les demandes des doctorants et des HDR y compris les réclamations
- Participer à la construction de tableaux de bord pour les formations doctorales et HDR
- Saisir et mettre à jour les bases de données des formations doctorales et HDR
- Mise en oeuvre des procédures relatives aux formations doctorales dans le respect de la réglementation sur Sirius et Hyperplanning
- Participation aux réunions et conseils ayant trait aux formations doctorales et HDR
- Préparation, mise en place et gestion des formations en coordination avec la responsable du pôle
- Gérer l'évaluation des formations doctorales par les doctorants : saisie des questionnaires dans Sphinx, envoi aux doctorants, relances, analyses, transmissions des résultats.
- Contribuer à l'amélioration continue des formations doctorales
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion
Accueil et information des doctorants, des candidats à l'HDR et des formateurs
- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers
- Renseigner et informer les doctorants sur les formations doctorales et les candidats à l'HDR (calendrier, catalogue des formations, validation des ECTS ou heures pour les HDR...)
- Accompagner les formateurs pour le bon déroulement de leurs sessions de formations
- Répondre aux demandes de renseignement (téléphone, courriel, courrier)
- Collaboration étroite avec les directrices adjointes des écoles doctorales en charge des formations
doctorales pour la validation des formations externes
- Information et communication auprès des doctorants et des candidats à l'HDR
Qualité
- Appliquer la réglementation (les statuts de l'Université, l'arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l'arrêté du 26 août 2022)
- Participer au bon fonctionnement du service...

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Connaissances / Savoir
Connaissance de l'environnement professionnel (études doctorales)
Structures de l'établissement

Savoir faire
Planifier les activités et les échéances
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative
Maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, Sirius formation
Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)
Elaborer des tableaux de suivi
Participer aux événements organisés par le pôle études doctorales
Afficher la suite
Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
Être force de propositions