Assistant - Assistante de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Nous recherchons notre futur/future Assistant/e de Direction ! En lien direct avec l'agent comptable, vous aurez pour missions principales le secrétariat et la participation à la gestion financière de l'agence comptable. Le poste est constitué de deux axes : un axe lié au secrétariat de direction et un axe lié à un rôle de gestionnaire financier.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.Vos missions :

Secrétariat de l'agent comptable : rédaction de courrier et email à différents types d'interlocuteurs, suivi chrono, cessions de créances, gestion du courrier, suivi des habilitations DFT Net, communication, répondre aux demandes des agents, mise à jour des procédures existantes.
Suivi de la maintenance et de lalimentation du matériel de bureau.
Saisie comptable et suivi du budget du service, gestion des crédits et des commandes de l'agence comptable, Référent Marché Voyages (réservation, réalisation de bon de commandes, création et liquidation de missions), suivi des extractions des comptes internes, gestion des autorisations SIFAC, appui temporaire éventuel à d'autres services.
En liaison avec le Service des Ressources Humaines : gestion des données RH, suivi des contrats et renouvellements, suivi des campagnes emploi, du télétravail et des entretiens annuels, suivi du recrutement, accueil des nouveaux arrivants, suivi du départ des agents, suivi des concours, mise à jour de l'organigramme, suivi des arrêts de travail et via le logiciel Ohris : suivi des feuilles de temps, des congés annuels, des arrêts maladies, des absences exceptionnelles, des congés maternité, des absences enfant malade et cas particuliers des agents de l'agence comptable.
Gestion des réunions de fin d'année et diverses réunions.
Rédaction des actes constitutifs et de désignation des régisseurs, contrôles mensuels, suivi des mandataires caissier pour les régies de scolarité des contrôles mensuels.
Référent/e auprès de la DSI pour les autorisations informatiques, la gestion des tickets d'assistance.
Création et tenue de l'intranet de l'Agence Comptable.
Mise à jour et test des nouvelles procédures des services.
Dans le cadre d'un projet établissement de création de politique d'archivage, vous serez en charge avec les Responsables de Service de la mise en place et du traitement de l'archivage papier, électronique ainsi que du parapheur électronique.
Mise en place et suivi de l'application Esup Pay et gestion des accréditations.

Savoir :
- Avoir des notions de comptabilité et de gestion
- Avoir une bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Connaître l'organisation, le fonctionnement de la structure et de son environnement

Savoir-faire (logiciels, langues, technicité dans un domaine précis etc.) :
- Maîtrise des outils bureautiques courants
- Connaissance de SAP/SIFAC et SIFAC+ peut être un avantage

Savoir-être (qualités professionnelles principales pour occuper le poste);
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- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil (reformuler les demandes, écouter activement...)
- Savoir organiser et gérer un système de classement
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
- Posséder des qualités d'organisation, de méthode, de logique et de rigueur
- Posséder des qualités relationnelles