Gestionnaire de Scolarité Ref 127 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au sein d'une équipe de trois personnes le.a gestionnaire au bureau des stages assure le suivi des conventions de stage intégrés dans les formations de Licences et de Masters.

Activités liées à l'accueil et l'orientation des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiants.
- Accompagner et traiter les situations particulières durant les stages.

Activités liées à la gestion administrative :
- Gérer administrativement et éditer les conventions de stages.
- Vérifier les inscriptions administratives sur l'outil « APOGEE ».
- Traiter et gérer la boîte mail partagée du service.
- Suivre les accidents de travail et les ruptures de conventions.
- Archiver et classer les documents (papier et informatique).
- Contrôler les conventions et/ou avenants et annexes et suivre les signatures.
- Gérer les conventions de stage et les documents annexes en version papier.
- Participer à la réalisation des statistiques.

Activités liés aux conventions de stages gérées sur le logiciel « Paul sab Réseau » :
- Donner les accès/droits aux enseignants/personnels tuteurs de stages.
- Créer ou dupliquer les formations de la FSI sur le logiciel.
- Vérifier et valider administrativement des fiches de stages soumises par les étudiants.
- Modifier ou refuser les fiches de stages si nécessaire.
- Saisir des notes de suivi sur la conventions soumises.
- Mettre des messages d'informations à destination des étudiants.
- Extraire les conventions sous format PDF si besoin.

Activités liées à la communication avec les différents services et personnel de l'université :
- Collaborer avec les Relations Internationales (RI) et le SCUIO-IP.
- Solliciter le Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) et le Service Juridique (DAJI) en cas de besoin.
- Collaborer avec les enseignants et répondre aux sollicitations éventuelles des partenaires.

Activités communes à la Division de la Formation :
- Consulter régulièrement les documents partagés sur le serveur de l'université « Synoreg » notamment pour prendre en compte les mises à jour des procédures.
- Consulter un document en ligne, « le Fil de la DF », pour suivre les actualités de la Division de la Formation.
- Présenter les activités du service lors de réunions des formations des Licences et Masters (réunions de rentrée et réunions avec les enseignants).
- Participer au forum des stages de l'université.

Connaissances :
- Avoir une connaissance de base de l'environnement et de la culture universitaire.
- Connaître l'offre de formation de l'UT et de la FSI.
- Connaître l'organisation générale des formations L, M, D.
- Avoir une bonne connaissance de la réglementation des stages.
- Appliquer la réglementation en référence à l'activité du poste.
- Connaître les procédures mises en place par l'UT, la FSI et la Division de la Formation.
- Connaitre la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU et l'environnement de la vie étudiante à l'UT, à la FSI et à la DF.
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Savoir faire technique :
- Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Pack Office, PAUL SAB RESEAU.
- S'adapter et se former aux évolutions des outils multimédia et informatiques.
- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat.

Savoirs comportementaux :
- Adaptabilité au public, maîtrise de soi.
- Etre disponible pour les étudiants et les enseignants.
- Capacité d'organisation et d'anticipation.
- Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants.
- Respecter la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services, les autres composantes et structures partenaires.
- Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service.
- Respect de la structure hiérarchique, de la réglementation et des procédures.
- Rendre compte à son ou sa responsable.

Diplômes requis : Baccalauréat

Expérience souhaitée : Une expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou bien une connaissance des procédures liées aux conventions de stage serait appréciée.