Assistant·e de Direction - Présidence H/F - Aktor Interactive

L'Assistant/e de Direction est rattachée personnellement à la Présidente du Groupe. Il est important de noter que c'est un binôme professionnel et humain que nous souhaitons voir se construire pour porter ensemble la fonction de Présidente et accompagner le Groupe dans sa croissance.

Pour mener à bien cette mission, il lui reviendra d'assurer l'interface avec le Conseil d'Administration, les Associés, les Directeurs des différentes entités du Groupe.

Une partie importante de l'activité de la Présidente se déploie lors de rendez-vous, réunions, déplacements. La gestion de l'agenda représente donc une partie centrale du travail (50% d'activité). L'assistant/e aura à prendre en charge l'intégralité de l'organisation des déplacements tant locaux que sur le territoire.

Le Groupe organise régulièrement des événements de nature à communiquer sur l'entreprise avec son service marketing et communication. L'assistant/e viendra en appui sur la partie concernant la présence de la Présidente.

La gestion des Conseils d'administration, Réunions d'associés, Comités de Direction sera prise en charge de façon stratégique par l'Assistant/e pour la préparation logistique et requerra sa présence pour assurer le lien avec la Présidence.

Les missions confiées :

Mission Institutionnelle / Présidence :
- Gestion de l'agenda interne / externe, organisation des rendez-vous, réservation des restaurants, accueil d'invités
- Organisation et gestion logistique des déplacements
- Organisation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, organisation de conférences téléphoniques...)
- Gestion du courrier électronique
- Traitement des appels téléphoniques
- Production des documents (ordre du jour, comptes-rendus)
- Préparation des dossiers en appui aux RDV, réunions, déplacements (fonds de dossiers / fiches RDV importants Information CRM...)
- Appui à la préparation des instances de Direction : Conseils d'Administration, réunions d'associés, réunions de Dirigeants, Comités de Direction
- Présence aux déjeuners des Comités de Direction
- Coordination des missions relevant des différents membres du Comité de Direction et de leurs interactions avec les managers et collaborateurs
- Interface avec les services supports

Mission Evènements :
- Appui à l'organisation d'événements internes / externes (Tribunes, Salons...) en lien avec le service marketing
- Organisation logistique et présence au Séminaire annuel des Associés
- Collaboration avec la Responsable Communication en charge des Relations Presse

De formation en assistanat de direction/communication/droit/gestion ou autre de niveau minimum Bac +2 ou 3, vous bénéficiez d'une expérience confirmée, de l'assistance auprès de dirigeants, dans l'institutionnel.

Vous êtes une personne structurante possédant des qualités d'organisation, de rigueur et de planification.

Compétences :
- Sens aigu de la confidentialité, de la diplomatie et du service
- Autonomie, dynamisme, esprit d'initiative
- Gestion des priorités dans un contexte de forte activité - souvent très changeant nécessitant de la réactivité dans des délais contraints
- Bon relationnel, sens de la communication écrite et orale - Capacités rédactionnelles nécessaires pour la proposition de réponses à des courriers/mails
- Maîtrise des outils informatiques et numériques
- Disponibilité
- Possible compétence sténo

Le télétravail n'est pas compatible avec le poste.

Important Groupe de Conseil recherche sur Paris en CDI,

Son Assistante de Direction/ Présidence F/H

Type de contrat : CDI

Rémunération : Selon profil (48/55KE) + intéressement / participation / prime

Disponibilité : Dès que possible

Localisation : Paris intra muros