Adjoint·e en Gestion Administrative et Financière H/F - Universite de Strasbourg

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD d'1 an à compter du 01/09/2025
Catégorie : C Corps : ATRFC2
Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg.

- -> Mission : Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

- -> Activités :

- Accueillir physiquement et/ou répondre par téléphone et par voie électronique aux demandes les usagers du service
- Répondre aux courriels de l'adresse générique : ****@****.**

Gestion administrative :
Établir les demandes de contrats de vacations pour les étudiants vacataires du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :

- Demander les pièces constitutives du contrat aux étudiants (liste des pièces fournie par la DRH) - Après réception des pièces administratives par les étudiants vacataires concernés et le contrôle de leur validité, enregistrer ces documents et les transmettre au correspondant DRH.
- Être en lien avec les étudiants vacataires (éventuelles relances des pièces justificatives.)
- Saisir l'identité de l'étudiant vacataire sur Orphée puis la demande de contrat sur l'outil de gestion ARC.
- Mettre à jour le tableau de suivi propre au SVU

Après la validation de la demande par la DRH et la DFI :
- Transmission du contrat (2 ex) à l'étudiant pour signature
- A la réception du retour de ces contrats, les transmettre pour signature à la direction de la RH
- Après le retour DRH (1 ex) en faire 1 copie numérique et 1 copie papier pour dossier administratif du SVU + envoi postal d'un exemplaire à l'étudiant vacataire

Mise en paiement des heures déclarées par l'étudiant vacataire du SVU (selon la fiche de procédure établie par le SVU) :
- Contrôle des attestations d'heures déclarées (date, nature de l'activité en cohérence avec le tableau de suivi, début et fin tranche horaire, total des heures).
- Calcul des heures à payer en application du barème de rémunération existant (fiche de procédure) 3
- Mettre à jour le tableau de suivi en inscrivant le nombre d'heures réalisées pour un mois donné par le vacataire
- Pré-liquidation des vacations dans ARC
- Après validation de la DRH, transmettre les états d'heures aux vacataires pour signature : quand l'état est signé, le faire contresigner par le chef de service du SVU, en faire une copie (pour le SVU) et envoyer l'original au correspondant RH pour liquidation
- Tenue du tableau de suivi de gestion des vacataires du SVU -Mission handicap en lien avec les collègues de la mission.

- -> Compétences :

Savoir sur l'environnement professionnel :
- Connaître le système universitaire français et l'organisation de l'Université de Strasbourg en particulier
- Connaître les différents bâtiments et campus de l'Université de Strasbourg
- Connaître en général les techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître les techniques de communication orale et écrite

Savoir-faire opérationnel :
- Maîtriser l'expression écrite et orale
- Utili- Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.
- Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir-faire comportemental
- Avoir le sens de l'organisation
- Faire preuve d'autonomie
- Savoir écouter et s'adapter aux différents usagers

Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, téléphone) :
Diane DUPRONT Cheffe de service Tel : **.**.**.**.** mail : ****@****.**
Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 02/07/2025, à : ****@****.**

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.