Agent d'Accueil Polyvalent - Cachan H/F - Fonction publique Territoriale

POSITION DANS L'ORGANISATION

A / RELATIONS HIERARCHIQUES :
Hiérarchie N+ 2 : Directrice de cabinet
Hiérarchie N + 1 : Responsable du pôle secrétariat

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Lieu de travail : Hôtel de Ville de Cachan RDC et 1er étage du Cabinet de la Maire
Temps de travail : 39 heures
Contraintes : Horaire variable, Tenue adaptée aux missions Possibilité de déplacement
hors de la commune (rare) Présence lors des manifestations en soirée et
le weekend

MISSIONS

Sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat, l'agent a en charge l'accueil du cabinet de madame la maire et l'orientation des personnes côté du parking de l'Hôtel de Ville. Il aura également en charge la gestion du logiciel SUIPI qu'il devra tenir à jour tout au long de l'année et maîtriser les envois en nombre lors des invitations aux manifestations. Par ailleurs, il s'occupera de la tenue des panneaux d'affichage de la Ville en lien avec le service communication et fêtes et cérémonies.

FONCTIONS ET ACTIVITES

Accueil téléphonique et physique :
Accueil physique et téléphonique du cabinet de madame la maire,
filtrage/orientations des interlocuteurs.
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services
compétents
Gérer les situations difficiles et conflictuelles d'accueil
Remplacer occasionnellement les collègues pour l'accueil téléphonique

Orienter les administrés :
Orienter les administrés vers les salles de réunions

Gestion du logiciel SUIPI :
Tenir à jour le fichier de la Ville (+3000 personnes)
Gérer l'envoi des V½ux de madame La Maire ainsi que les réponses
Gérer les invitations par SUIPI aux cérémonies officielles et aux
événements de la Ville.

Chauffeur :
Assurer les transports de la Maire et/ou des élus dans la Ville de Cachan
ou en Ile de France en cas de besoin

Affichage :
Gestion de la bonne tenue des panneaux d'affichage de la Ville en lien
avec le service communication et fêtes et cérémonies.

Polyvalence :
Toute tâche nécessaire à la continuité du service en lien avec le grade de
l'agent

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

SAVOIR :
Connaissance de l'organisation administrative et des
compétences des collectivités territoriales
Connaissance du logiciel SUIPI
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word et Excel) et du
fonctionnement de l'inter/intranet
Qualités relationnelles
Permis B

SAVOIR - FAIRE :
Savoir travailler en transversalité
Maîtrise des règles d'accueil des usagers et des personnalités
Maîtrise du transport de personne et de l'affichage
Respecter le devoir de discrétion professionnelle

APTITUDE / QUALITE :
Autonomie et polyvalence
Sens de la communication
Disponibilité et écoute
Ponctualité et discrétion
Sens du travail en équipe et sens de l'organisation