Chargé de Gestion Administrative et Référent Évènementie H/F - MAIRIE Gif sur Yvette

1. Soutien aux missions ponctuelles du service
- Interlocuteur unique de l'INSEE et intégration des données préalables au recensement dans
l'interface OMER
- Recrutement des agents recenseurs : arrêtés de nomination, cartes officielles, suivi de l'avancement
de l'activité des agents dans OMER
Organisation des cérémonies
- Commémorations
- Sur la base de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle des cérémonies
commémoratives (Bons de commandes, réservation, fleurs.) des 8 mai, 24 août et 11
novembre.
- Suivi des dossiers de demande de subvention des associations d'Anciens combattants.
- Cérémonie de remise de carte électorale
- Sur la base du calendrier et de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle de la
cérémonie
- Tirage au sort des jurés d'assises
- Médailles du travail
- Réception des diplômes et élaboration du tableau de suivi.
- Organisation de la cérémonie en lien avec le Cabinet du maire
Participation active à la préparation des scrutins électoraux
- Préparation matérielle des scrutins électoraux (gestion des fournitures, des procurations et des
dossiers règlementaires pour les 16 bureaux de vote)
- Logistique ville et canton (affichage ville, bulletins de vote.)
- Présence au bureau centralisateur les dimanches de scrutin

.2. Suivi administratif du service
Gestion administrative
- Suivi des archives, des achats, des commandes et fournitures
- Suivi de la signalétique interne en mairie
Dossiers spécifiques
- Traitement des statuts de syndicats (réception, récépissé numéroté, transmission au Tribunal
judiciaire)
- Suivi de l'activité de l'espace France Services et préparation du dossier de demande de subvention
auprès des services de l'État

3. Divers
- Soutien aux secteurs « Accueil » et « Fêtes et Cérémonies » sur demande du responsable

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Maîtrise des logiciels et outils bureautiques,Connaissances des collectivités territoriales, Aisance rédactionnelle

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale