Secrétaire Direction des Ressources Humaines H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

L'Établissement Public de Santé Mentale de la Marne porte 2 pôles de psychiatrie adulte (Nord Marne qui regroupe 4 services rémois et Sud Marne), 1 pôle de psychiatrie de la personne âgée, 2 pôles de psychiatrie infanto-juvénile, 1 pôle médico-social (Maison d'Accueil Spécialisée), 1 pôle d'addictologie, 1 pôle de psychiatrie médico-légale, 1 pôle de médecine générale. Il assure à ce titre la couverture de la totalité de la population marnaise adulte et de la moitié de la population mineure au titre de la psychiatrie infanto-juvénile hors agglomération rémoise.

Il porte des unités et services à vocation régionale :
- L'UMD (Unité pour Malades Difficiles), le SMPR (Service Médico-Psychologique Régional),
- Le CRIAVS (Centre Ressources pour les Intervenants auprès des Auteurs de Violences Sexuelles de Champagne-Ardenne),
- La Cellule d'Urgence Médico-Psychologique (CUMP) départementale renforcée,
- Le Centre territorial de psychotraumatisme de Champagne-Ardenne,
- L'unité de neuromodulation,
- Le niveau 3 d'enseignement et de recherche en addictologie,
- Le dispositif de prévention de la récidive suicidaire : VigilanS Champagne-Ardenne,
- Le Centre de Prise en charge Précoce des Psychoses et d'Orientation (C3P-O),
- Le Centre Universitaire de Remédiation cognitive et rétablissement (CURe) de Champagne-Ardenne.

C'est aussi une file active de quelque 18 000 patients par an qu'accueille et soigne l'EPSM de la Marne dont 97 % en ambulatoire (sans hospitalisation complète).

Notre mission principale : donner à tous ceux qui le nécessitent, sur la Marne, un accès aux soins psychiatriques de qualité.Nous recherchons un(e) Secrétaire RH pour rejoindre notre équipe au sein de la Direction des Ressources Humaine de l'EPSM de la Marne.

Missions :

Assister le Directeur des Ressources Humaines afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...). Il peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil physique et téléphonique du public et du personnel, information et orientation au sein des services de la DRH ;
- Prise des rendez-vous et tenue de l'agenda du DRH ;
- Préparation des entretiens du DRH
- Réception, enregistrement et diffusion du courrier ;
- Gestion des réponses négatives aux candidatures
- Traitement, mise en forme et diffusion de documents administratifs/compte-rendu de réunion et instances;
- Classement de documents divers
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la direction (planning du service, annuaire, organigramme notamment)
- Gestion « logistique » de la DRH : réalisation de bons de travaux et demandes d'intervention des services techniques, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la Direction (logistique, signalétique, commande de mobilier, etc.) ; gestion des demandes de réservation de salles et des commandes de fournitures de la DRH ;
- Gestion des demandes de stages au sein de l'établissement (envoi des candidatures aux psychologues/assistants sociaux et aux services concernés, réponses négatives ou positives aux demandes, conventions à faire signer et à renvoyer) ;
- Gestion des ordres de mission hors formation
- Relations sociales : enregistrement de l'activité syndicale (suivi des heures utilisées) ; planification des réunions, rédaction et diffusion des documents utiles (convocations, ordre du jour, etc.)

Le titulaire du poste peut travailler de manière ponctuelle sur un autre dossier RH.

Missions évolutives durant la prise de fonction.

Compétences attendues :

- Confidentialité : garantir la protection des informations confidentielles
- Rigueur : assurer un suivi précis et exhaustif de toutes les tâches administratives
- Capacité d'analyse : être capable d'analyser des données et de proposer des solutions adaptées
- Alerte son supérieur : savoir remonter les informations importantes à sa hiérarchie