Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur général, le (la) titulaire du poste assure les missions principales suivantes :

Assister les cadres dirigeants dans l'organisation quotidienne de leur travail, préparation de tous dossiers de travail : complétude documentaire, recherche de sources et de ressources, mise en forme documentaire

Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en particulier les réunions liées au Conseil d'Administration ainsi que tous les actes, procédures et suivis afférents. Rédaction du procès-verbal sur la base d'un enregistrement audio et des notes prises en séance

Elaborer le calendrier de la direction, arbitrage et pilotage des événements en vue de maintenir la fluidité et de l'équilibre des temps de représentation et de conception des cadres de direction

Assurer l'accueil et le filtrage physique, numérique et téléphonique

Gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction, suivi et supervision des flux numériques (réorientation, archivage, suite à donner)

Assurer l'interface avec l'interne et l'externe notamment en direction des instances académiques et nationales

Organisation et suivi du calendrier des astreintes des cadres et agents techniques

Traitement des dossiers de délégation de signature des cadres pour l'ensemble des structures

Suivi du courrier spécifique de la direction et selon les cas élaboration de réponses

Suivi des affaires réservées et coordination interservices pour la résolution des dossiers, veille actualité sur l'environnement institutionnel

Archivage physique et numérique

Gestion du stock de fournitures informatiques (commande et et gestion)

Administration du logiciel e-parapheur

Pilotage du parc véhicule des services centraux et lien avec le prestataire en charge de la maintenance

Connaissances :
- Système éducatif et enseignement supérieur et ses enjeux et notamment réseau des oeuvres universitaires
- Techniques de documentation
- Culture internet
- Environnement professionnel : organigrammes, compétences, relais
- Environnement socio-économique
- Techniques de communication
- Processus d'archivage physique, et numérique
Afficher la suite
- Modes de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles :
- Apporter une réponse personnalisée
- Réaliser des synthèses
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Évaluer et hiérarchiser des besoins
- Structurer son travail
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer les aléas

Compétences comportementales :
- Sens de l'initiative
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité