Assistant au Cabinet du Président Chargé des Représentations - Region Grand est H/F - Fonction publique Territoriale

Missions de la Direction :
Assurer le bon fonctionnement et la coordination efficace de l'agenda du Président de la Région en faisant le lien avec les élus régionaux, les collaborateurs de Cabinet, le secrétariat du Président et la Direction de la Communication.
Prévenir les élus régionaux des séquences qui les concernent, alerter sur les dates.

Missions du poste :
Assurer la gestion des invitations adressées au Président et les représentations du Président par les élus régionaux dans les manifestations extérieures.

* Gérer les invitations entrantes : inscription, enregistrement agenda, propositions élus
* En lien avec le Chef de Cabinet, solliciter les élus pour leur confier les représentations extérieures du Président
* Assurer le lien permanent avec les élus et leur secrétariat pour connaître leur disponibilité pour les représentations
* En lien avec les organisateurs des événements extérieurs, annoncer les élus représentant le Président, si prise de parole, déroulé, etc. et excuser le Conseil régional le cas échéant
* En lien avec les différents services, le Cabinet et le Groupe de la Majorité, solliciter des éléments de langage et la préparation des dossiers ou documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements pour les fournir aux élus
* Établir mensuellement les ordres de mission des élus qui représentent le Président
* Rédaction, saisie de courriers et documents divers (pouvoirs)
* Mise à jour des fichiers (contacts, élus...)
* Assurer le lien permanent, les échanges d'informations et le remplacement éventuel des assistantes secrétariat du Président du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
* Rédaction et envoi du tableau des Représentations qui répertorie les manifestations de manière hebdomadaire
* Classement

Relations hiérarchiques :
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du Directeur du Cabinet et du Chef de Cabinet.

Disponibilité horaire

Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site

Poste à pourvoir dès que possible

Savoir :
- BTS Assistant de direction
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans le secrétariat de direction
- Bonne connaissance des collectivités territoriales

Savoir-faire :
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacité d'adaptation
- Capacité rédactionnelle
- Pratique de la langue allemande serait un plus

Savoir-être :
- Intérêt pour l'actualité régionale
- Aptitudes relationnelles
- Esprit d'équipe
- Capacité de prise d'initiatives
- Réactivité
- Discrétion totale
- Rigueur et sens de l'organisation