Chargé de Projet Événementiel H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Orsay - 91
- CDD
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Missions principales de l'agent·e :
- Répondre aux demandes d'informations et aux sollicitations d'organisation d'événements, analyser les attentes des organisateurs·rices, planifier les réunions préparatoires et élaborer le planning des actions à mener ;
- Gérer la collaboration entre les différentes parties prenantes de l'organisation d'un événement (organisateurs·rices, équipes administratives et prestataires) ; anticiper les besoins logistiques et techniques, planifier les réservations des salles et espaces du bâtiment, assurer le suivi des devis des prestataires ;
- Jouer un rôle de conseil auprès des organisateurs·rices ;
- Concevoir, rédiger et mettre à jour un manuel d'organisation d'événements dans le bâtiment Henri Moissan ;
- Tenir à jour les fichiers partagés d'organisation d'un événement ;
- Participer à l'organisation matérielle et logistique des manifestations institutionnelles, scientifiques et étudiantes de la Faculté de Pharmacie et de la Graduate School Health and Drug Sciences (Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de remise des diplômes, Forum étudiant...) ;
- Représenter la responsable lors de réunions et/ou d'événements.
Le profil recherché
Connaissance, savoir :
- Connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des établissements publics
- Connaissance des missions et des priorités de l'établissement
- Utilisation des outils bureaucratiques (Word, Excel) et des outils de PAO
- Excellente maîtrise de l'orthographe
Savoir-faire :
- Évaluer et hiérarchiser les besoins
- Savoir planifier et respecter des délais
- Gérer les situations imprévues
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Savoir-être :
- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité et réactivité
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacités à gérer des situations imprévues
- Force de proposition
- Esprit d'équipe
- Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle