Assistant Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité de la Directrice de l'immobilier, au sein d'une équipe composée de 8 personnes, l'agent participe à l'activité immobilière de l'Etablissement : construction de nouvelles résidences, réhabilitation du parc existant, entretien du patrimoine.

Missions principales
- Suivi et prise en charge des factures de travaux : contrôle, liquidation, lien avec les entreprises et les conducteurs d'opérations. A ce titre l'agent sera amené à utiliser le logiciel ORION.

Il sera amené à créer et à suivre, avec l'appui de la responsable du pôle administratif et financier, les marchés de travaux.

A ce titre, il utilisera le logiciel PLACE, (plateforme de l'achat public de l'Etat) et EDIFLEX (plateforme qui lie le CROUS aux entreprises).

Suivi des dossiersassurances : l'agent aura la charge du suivi sur tableur Excel des déclarations sinistres avec l'appui de la conseillère en immobilier.

Rédaction de compte rendu de réunions de service, en particulier du CODIRIMMO, de courriers, notes, et mise en forme de dossiers.

Suivi et MAJ régulier du tableau de bord des opérations et programmation en cours à la Direction de l'immobilier.

Coordination des calendriers internes et externes pour la planification de réunions, assurer le suivi des invitations et des confirmations de présence, ponctuellement.

Activités associées :

Membre d'une équipe à taille humaine, l'agent participe à la dynamique du service et est amené à travailler de façon transversale avec les techniciens de la direction; il est en contact régulier avec les entreprises et partenaires extérieurs.

Savoir-faire :
- Connaissances comptables
- Connaissances bureautique
- Connaissances marchés publics

Savoir-être :
- Rigueur, organisation, autonomie,
- Capacité à rendre compte et à alerter sa hiérarchie,
- Réactivité, capacité à fixer les urgences et à prioriser les actions,
- Capacité à travailler en équipe et à contribuer à la dynamique du collectif de direction