Gestionnaire de l'Offre de Formation - Ftlv H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions du poste

Sous la responsabilité du responsable administratif du service des formations tout au long de la vie, l'agent participe à
la gestion administrative et pédagogique (de la candidature de l'étudiant à ses résultats et/ou à la diplomation) au sein du département et particulièrement de la scolarité des Diplômes Universitaires.

Activités principales et associées
- Accueillir et informer les publics (futurs apprenants, apprenants, personnel enseignant interne ou externe ou autres
interlocuteurs) sur l'aspect pédagogique et administratif.
- Gérer administrativement les procédures de sélections (gestion des candidatures, jurys de sélection), les dossiers
d'inscriptions administratives et pédagogiques des apprenants.
- Élaborer les emplois de temps, assurer leurs diffusions (apprenants, enseignants) et procéder à la réservation des salles de cours.
- Gérer les changements de plannings (information apprenants/enseignants, modification de la réservation des salles)
- Mettre en oeuvre toutes les opérations liées aux examens des apprenants (calendriers, demande de surveillance, demande de
sujet, reprographie, listes d'émargement, saisie des notes, préparation et participation aux jurys de délibérations, édition des
procès-verbaux, des attestations de réussite, des relevés de notes).
- Renseigner les tableaux de suivi.
- Suivi pédagogiques des apprenants (logiciels APOGEE, ADE, SDS, eCandidat, Word et Excel);
- Conseiller et accompagner les enseignants et les équipes pédagogiques;
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion, mettre en forme des documents ;
- Participer à la modélisation des contrôles de connaissances et du paramétrage des règles de calcul sur APOGEE
- Se tenir informer de la réglementation

La fiche de poste est susceptible d'évolution

Compétences
- Connaître l'offre de formation proposée par la FTLV (et la faculté)
- Connaître les procédures administratives relevant d'une gestion de scolarité et de la FTLV
- Connaître les techniques d'élaboration de documents
- Connaître les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Logiciels bureautique
- Logiciels de gestion de la scolarité (Apogée, ADE, eCandidat, SDS)
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement et des composantes
- Connaître la réglementation applicable à l'offre de de formation et la gestion de la scolarité (maquettes de formation, modalités
de contrôle, règlement des études)
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Des formations à la maîtrise des outils pourront être proposées.

Savoir-faire opérationnels
- Être polyvalent et capable de mener plusieurs missions simultanément
- Travailler dans des délais contraints
- Faire preuve de flexibilité
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles en constante évolution
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique (Word, Excel)
- Connaître les logiciel de gestion et de scolarité : Apogee, Celcat, ADE, eCandidat)
- Hiérarchiser et classer les informations
- Savoir utiliser MOODLE
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite
- Accueillir et prendre des messages
- Respecter la confidentialité des données
- Savoir appréhender les enjeux des dossiers traités
- Assurer la continuité de service en cas d'absence dans le bureau

Savoir-faire comportementaux
- Avoir le sens de l'accueil et du service public, faire preuve d'impartialité et respecter la confidentialité
- Être autonome, vigilant, rigoureux et organisé
- Avoir l'esprit d'initiative et le sens du relationnel
- Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Faire preuve d'organisation et prioriser ses activités, être réactif et dynamique
- Avoir de l'aisance à l'oral et à l'écrit
- Savoir rendre compte, être fiable et transparent

Domaines de formation et expériences souhaitables

Bac minimum exigé pour les agents contractuels.
Savoir utiliser les outils de communication électronique, les logiciels de gestion de la scolarité, de sélection des candidats
Expérience dans le domaine de la scolarité souhaitée.