Technicien·ne en Gestion Administrative H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

La personne recruté.e aura la mission de faire le lien entre les services centraux de scolarité de l'Université, les responsables du
DEUST préparateur/technicien en pharmacie (DEUST PTP) et les centres de formation partenaires.
Elle s'assurera des inscriptions des étudiants en DEUST PTP à l'Université, s'assurera de la bonne compréhension des
documents demandés et de l'accompagnement en cas de problématique.
La personne recrutée sera également en lien avec le relais scolarité du campus santé afin de s'assurer que les démarches
effectuées ont bien abouti.
Enfin, le cas échéant, la personne recrutée pourrait être susceptible, dans le cadre de ses missions, d'effectuer des
permanences à hauteur de 1 à 2 j/semaine sur les 5 sites de formations situés à Douai, Hazebrouck, Le Portel, Valenciennes et
Villeneuve-d'Ascq afin d'être au plus proche des alternants pour les guider dans la finalisation de leur inscription pédagogique.

La personne recrutée sera également en lien avec le service de formation continue du Département UFR3S-Pharmacie pour
effectuer le suivi des heures des enseignants vacataires ainsi que leur mise en paiement.

Activités principales et associées
- Accueillir, informer et échanger avec les responsables de formation, les étudiants, les enseignants et enseignants-chercheurs et
les services de suivi des étudiants en centre de formation ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en lien avec la formation ;
- Mettre à disposition les informations relatives aux inscriptions et répondre aux questions relatives à celles-ci ;
- Gérer les inscriptions ;
- S'assurer de la création et de la transmissions des codes OPI en cas d'alternants inscrits hors procédure Parcoursup ;
- Suivre la validation des heures d'enseignements en DEUST PTP.
- Communication avec les services centraux pour extraction des données nécessaire aux inscriptions des étudiants ;
- Pointage et suivi des inscrits, des ruptures et des changements de centre de formation ;
- Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes ;
- Procéder au classement et à l'archivage de données papiers et numériques ;
- Réceptionner, vérifier et suivre les dossiers administratifs ;
- S'assurer de la complétude des dossiers pour l'instruction ;
- Réaliser des documents, courriels et courriers administratifs ;
- S'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles ;
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.

Domaine de connaissances
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
- Mettre en oeuvre les procédures de gestion et contrôler la bonne application des règles de scolarité et du contrôle des
connaissances
- Organiser et alimenter des bases de données et établir des statistiques
- Répondre aux demandes d'informations
- Sélectionner, diffuser et archiver les données et documents relatifs à l'activité
Afficher la suite
Savoir faire opérationnels
- Savoir identifier les priorités, et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances,
- Savoir organiser et planifier ses activités, savoir gérer son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives (courrier/courriels administratifs)
- Maîtriser les applications bureautiques courants (traitement de texte, tableur, publipostage, diaporama) et numériques
(messagerie, internet)
- Savoir appliquer les dispositions réglementaires
- Savoir respecter les procédures
- Savoir rechercher des informations
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte

Savoir faire comportementaux
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de curiosité et d'esprit d'initiative
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Sens relationnel / Diplomatie
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve de maîtrise de soi
- Domaine de formation souhaité : administration, secrétariat

CDD du 01/09/2025 au 31/12/2025