Gestionnaire Administratif 3Ème Année des Études Médicales H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission et positionnement de l'agent·e :

Au sein du Service des Études et de la Vie Étudiante de l'UFR Médecine, le bureau du 1er cycle assure l'ensemble des missions et des actes relevant du 1er cycle des études médicales. Sous l'autorité hiérarchique du chef de service, le/la gestionnaire de formation assure l'ensemble des activités qui sont liées à la 3ème année du 1er cycle des études médicales.

1. Accueil et information
- Assurer l'accueil et l'information des usagers·ères
- Participer à l'amphi d'accueil de rentrée
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer le lien avec les Responsables d'UE

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant·e

Inscriptions administratives :
- Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription
- Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
- Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant·e pour se connecter aux applications de l'université

Gestion de la scolarité :
- Réaliser les inscriptions pédagogiques
- Diffuser les plannings d'enseignement et calendrier des examens
- Établir les groupes de TD/TP et vérifier l'assiduité
- Préparer les sujets d'examens sur la plateforme dédiée
- Établir les placements dans les salles d'examens et les listes d'émargements
- Assurer les émargements d'entrée et de sortie lors des épreuves
- Extraire les notes et établir les PV de résultats pour les délibérations
- Diffuser les résultats après délibérations
- Gérer les demandes de consultation de copie
- Assurer l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et à l'archivage des diplômes, certifications et attestations de réussite

3. Participation à l'ensemble des activités de la structure
- Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses
- Participer au copil DFGSM et commission de pédagogie
- Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service

4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment
- Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)
- Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (EDN)
- De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie étudiante

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :
- Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
- Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens
- Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe
- Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...) et spécifiques au domaine : Apogée, E- Campus, E-candidat...
- Respecter les délais

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Savoir-être :
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
- Savoir être rigoureux·se, discret·e, ponctuel·le
- Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
- Capacité à assurer la continuité du service
- Devoir de réserve - impératif