Chargé - Chargée de Scolarité du Bureau du Premier Cycle des Études Médicales H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Vos missions :

1) Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :
- Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d'assistance GLPI
- Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité
- Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants
- Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus
- Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes
- Gérer les différents actes administratifs liés aux études et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale...)
- Suivre les étudiants à statuts particuliers

2) Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en oeuvre de leurs formations :
- Organiser les demandes de reprographie ; les examens dématérialisés sur la plateforme UNESS
- Réserver les salles de cours
- Aider à la correction des QCM et à la saisie des notes
- Aider à l'organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes

3) Support administratif et logistique à la mise en oeuvre des formations :
- Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité
- Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
- Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours
- Participer à la modélisation de l'offre de formation dans l'outil de l'établissement
- Créer les maquettes pour les procès-verbaux d'examen et pour les relevés de notes
- Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations ; gérer le suivi des jurys et des délibérations
- Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire
- Contribue aux actions de communication et des événements de l'UFR

4) Amélioration Continue :
- Participer à l'ensemble des démarches d'amélioration continue
- Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité
- Faire remonter les indicateurs de suiv

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
- L'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur

Vous maitrisez :
- Les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions
- Les réglementations liées à la scolarité et à l'accueil du public en général
- Les outils de bureautique Pack Office ; l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité
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Vous êtes en capacité :
- De faire preuve d'autonomie, d'organisation, de polyvalence et d'adaptabilité
- D'accueillir et accompagner les usagers