Secrétariat de l'Assistante de Service Social des Personnels et Appui Administratif RH H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

En qualité de secrétaire de l'ASSP :

Soumise à l'article 226-13 et 226-14 du Code pénal et au Code de l'action sociale et des familles (CASF), la mission principale de l'agent est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et le soutien logistique de l'ASSP.

Accueil et orientation :

· Accueil téléphonique des agents et des partenaires

· Information et orientation vers les professionnels compétents

· Gestion des rendez-vous (prise, modification, annulation)

Gestion administrative :

· Prise de notes et comptes-rendus de réunions

· Gestion et suivis des dossiers sociaux

· Classement, scan et archivage des documents administratifs

· Vérification des documents et montage de dossiers

Soutien logistique :

· Préparation et suivis des commissions d'action sociale (CAS)

· Rédaction des courriers /courriels / convocations et mise sous pli

· Réservation de salles pour les réunions

· Réservation de véhicule de service

En appui administratif RH

Secrétariat :

· Gestion du courrier

· Suivi des conventions de stage

Appui à l'action sociale :

· Diffusion des communications internes en lien avec les dispositifs d'action sociale

· Réponse aux sollicitations des agents concernant les dispositifs d'action sociale

· Vérification de la complétude des dossiers et, si nécessaire, relance des demandeurs pour fourniture des pièces complémentaires

· Traitement et archivage des dossiers de demande de prestations d'action sociale

Appui santé au travail :

· Suivi administratif des visites médicales : Mise à jour des effectifs, archivage des fiches d'aptitude médicale, complétude du tableau de suivi des visites

· Saisie des arrêts maladie sur le logiciel du temps de travail

· Mise à jour du tableau de suivi des accidents du travail

Compétences opérationnelles :
- Connaissance des techniques d'accueil, de communication et de secrétariat
- Connaissances de la fonction publique de l'Etat et de l'enseignement supérieur
- Normes rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Internet, Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint...),
- Sens de l'organisation, hiérarchisation des tâches,

Savoir-être :
- Discrétion,
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- Sens relationnel,
- Disponibilité,
- Qualité d'écoute,
- Intérêt pour les problématiques sociales,
- Esprit d'équipe,
- Maîtrise de soi,
- Réactivité,
- Volonté de se former et de s'informer.