Assistant Administratif - Référent Scolaire - Mairie d'Aubergenville H/F - Fonction publique Territoriale

Située à 30 minutes de La Défense, sur l'A13, aux portes de la Normandie, la ville d'Aubergenville bénéficie d'une situation idéale en matière d'axes routiers et ferroviaires (prochainement Gare EOLE), dotée de 3 zones d'activités et d'un grand centre commercial, et d'espaces boisés où se mêlent habitat collectif et habitat individuel liant des espaces agricoles aux berges de la Seine.

Rattaché(e) à la Directrice du service Enfance scolaire, l'assistant(e) administratif(ve), référent(e) scolaire, aura pour missions :

En tant que référent(e) scolaire, vous interviendrez sur un périmètre riche et varié :

Accueil et Relation avec les Familles :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
- Gérer les inscriptions scolaires, prendre les rendez-vous et répondre aux diverses demandes des familles par courrier et via les plateformes dédiées (Gmail, Ciril).
- Mettre en place et suivre le prélèvement automatique pour faciliter les démarches des familles.

Gestion Administrative et Périscolaire :
- Traiter l'ensemble des réservations pour les centres de loisirs, l'accueil périscolaire, la restauration et les études surveillées, puis éditer les fiches d'appel.
- Piloter la gestion des études surveillées : inscriptions, facturation, et coordination des intervenants (contrôle des heures, validation pour la paie).
- Organiser les élections des représentants de parents d'élèves et assurer l'archivage rigoureux des documents du service.

Suivi Budgétaire et Marchés Publics :
- Participer à l'élaboration des marchés publics et à l'analyse des offres.
- Gérer le budget de fonctionnement et d'investissement des écoles et du service : saisie des bons de commande, vérification et suivi des factures.
- Préparer et suivre les investissements (mobilier, matériel PPMS) en recensant les besoins, demandant des devis et contrôlant les livraisons.
- Agir en tant que régisseur mandataire pour l'encaissement des recettes
- Assurer les départs, retours et des astreintes téléphoniques si nécessaire lors des séjours d'été (juillet/août)

Logistique et Partenariats :
- Assurer l'interface avec les directeurs d'écoles, les prestataires (ESAT pour le linge) et les fournisseurs.
- Préparer et suivre les contrats et conventions liés aux activités scolaires (spectacle de Noël, natation avec GPSO et les Bains Seine-Mauldre).

Compétences techniques :
- Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique
- Savoir utiliser le logiciel spécifique CIRIL
- Savoir chercher l'information et la mettre en application
- Savoir être rigoureux et méthodique
- Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Sens de l'organisation

Compétences relationnelles :
- Sens du relationnel avec le public
- Sens du travail en équipe
- Discrétion et rigueur
- Disponibilité