Gestionnaire de Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales de l'agent·e :

1. Accueil et informations
- Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer le lien avec les secrétariats pédagogiques et les enseignants·es

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant·e

Inscriptions :
- Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription ainsi que les données saisies par l'étudiant inscrit via le Web Réclamer les documents administratifs relatifs à l'inscription
- Réaliser les inscriptions administratives sur le logiciel de gestion dédié
- Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
- Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant·e pour se connecter aux applications de l'université
- Renseigner les étudiants·es concernant leur inscription (couverture de
- Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter, paiement fractionné, inscription en passage conditionnel, etc.)
- Traiter les demandes de remboursement en lien avec les services compétents

Gérer les demandes de transfert inter-université :
- Collecter les informations et en assurer la saisie pour le suivi
- Gérer les relations avec les autres Universités et le Service commun de documentation en particulier

Traiter les conventions de stage selon les procédures définies :
- Veiller au respect de la réglementation en vigueur
- Assurer le suivi des conventions
- Assurer l'information des étudiants·es ainsi que le lien avec les secrétariats pédagogiques
- Respecter le circuit de signatures
- Contrôler les PV de résultats aux examens et éditer les listes de contrôles pour les diplômes

Diplômes/certifications/attestations de réussite :
- Assurer l'interface avec les différents acteurs (secrétariat, service central...)
- Assurer l'ensemble des actes nécessaires à leur délivrance et à leur archivage

3. Participation à l'ensemble des activités de la structure
- Participer à la campagne d'inscriptions administratives
- Renseigner des tableaux de bord
- Participer aux réunions réseau
- Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
- Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires

4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment
- Participer aux différentes cérémonies de remise de diplômes de Masters

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :
- Connaître l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
- Connaître la réglementation en matière de scolarité
- Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe
- Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...) et spécifiques au domaine
- Respecter les délais

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Savoir-être :
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
- Savoir être rigoureux·se, discret·e, ponctuel·le
- Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
- Capacité à assurer la continuité du service
- Devoir de réserve impératif