Adjoint·e en Gestion Administrative et Financière H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de l'équipe de recherche et du service pédagogique ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
- Saisie et suivi des commandes, contact avec les fournisseurs (devis, facturation, litiges)
- Organisation des déplacements
- Utilisation de logiciels de gestion comptable : Université, Inserm, SATT
- Mettre en place et suivre des conventions de stage. Suivi des gratifications
- Interactions et support du service commun de l'unité UMS-1172 LilNCog
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Classer et archiver l'ensemble des documents administratifs
- Accueil téléphonique et physique
- Assurer le lien avec les services centraux de l'université
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Etre un soutien à la communication interne

- Connaissance de l'environnement
- Utilisation de logiciels de bureautique
- Technique d'accueil téléphonique et physique

Connaissance transversales et relationnelles :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Savoir rendre compte
- Aisance dans la communication oral et écrite (en français principalement mais aussi en anglais)
- Capacité d'écoute et de dialogue avec des interlocuteurs variés (enseignants-chercheurs, étudiants, personnel technique, partenaires externes)
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- Esprit d'équipe et capacité à travailler en réseau avec différents interlocuteurs
- Rigueur et fiabilité (être attentif, respecter les règles et les délais, rendre un travail de qualité)
- Autonomie (savoir gérer les priorités et les urgences de manière indépendante, savoir demander conseil et alerter)
- Sens de l'organisation (structurer efficacement son travail, suivre plusieurs dossiers en parallèle sans confusion)
- Capacité d'adaptation (savoir ajuster son mode de travail en fonction du service)
- Esprit d'équipe (travailler en bonne entente avec la direction et le personnel)
- Sens du service public (responsabilité, intérêt général, conscience et engagement professionnel)

Domaines de formation et expériences souhaitables

Logiciels d'achat (SIFAC, SIFAC+, Athéneo) ; logiciels de bureautique (Word, Excel) ; notions en anglais (niveau B1 souhaité)